Määräaika painaa päälle, puhelin soi ja tietokoneen ruudulle ilmestyy taas viesti saapuneesta sähköpostista. Ajatus katkeaa ja työ alkaa alusta. Kalenteri muistuttaa kokouksesta. Mentävä on, vaikka koko palaveri tuntuu turhalta. Kiireessä kirjoitettu sähköposti on liian tiukkaa tekstiä ja kirjoitusvirheitä täynnä. Jotain on tehtävä toisin.
– Olemme hyvin perusasioiden äärellä. Pienikin muutos vaatii valtavasti itsekuria, ajan hallinnan valmentaja, juristi Suvi-Sorja Sammalisto muistuttaa.
– Muutos vie aina aikaa ennen kuin siitä tulee automaatio ja ahaa-elämys. Tämä pätee kaikkeen elämässä, on kyse sitten työstä, ruokavaliosta tai liikunnasta. Uusi suunta ei kuitenkaan tarkoita, etteikö välillä voisi myös joustaa. Poikkeamat rutiineista ovat sallittuja, kun taustalla on selkeä logiikka ja järjestelmällisyys, yrittäjänä itsekin toimiva Sammalisto jatkaa.
Suvi-Sorja Sammaliston valmennusten pohjana on hänen veljensä Sampo Sammaliston blogiteksteistä koottu kirja Viisas pääsee vähemmällä – 52 niksiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään.
Väärin ymmärretty sähköposti
Tutkimusten mukaan jopa kolmannes ajatus- ja tietotyöläisten työajasta menee sähköpostien äärellä. Kun sähköposti alkaa hallita käyttäjänsä elämää, Sampo Sammalisto puhuu sähköpostiaddiktiosta. Riippuvuussuhteen tunnistaa, kun viestejä on pakko päästä tarkistamaan jatkuvasti ja jos siihen ei ole mahdollisuutta, ihminen stressaantuu.
– Sähköposti ei ole väline, millä hoidetaan tulenpolttavia asioita, mutta siitä on tullut väline, minkä yliasema johtaa tulipalokiireeseen. Oikeasti tärkeät asiat hoidetaan muualla kuin viestikentässä, Suvi-Sorja Sammalisto pohtii.
Oman työrauhan ylläpitämiseksi hän kehottaa poistamaan kaikista välineistä sähköpostin saapumisesta ilmoittavan kilahduksen sekä ruudulle ilmestyvät ponnahduskuvakkeet. Itse hän pitää sähköpostitiliään offline-tilassa ja päivittää viestit vain kalenteriin etukäteen merkittynä aikana. Saapuneet viestit hän deletoi, vastaa niihin heti tai jos ne vaativat aikaa, arkistoi oikeisiin kansioihin ja palaa niihin uudestaan itselleen sopivana ajankohtana.
– Oma tavoitteeni on, että inbox on aina tyhjä, silloin minun ei tarvitse rasittaa mieltäni pohtimalla, jäiköhän sinne nyt jotain tärkeää.
Sammalisto ei myöskään pidä hyvänä sähköpostien lukaisemista luppoaikana – bussipysäkillä, lounasjonossa tai palaveria odotellessa.
– Meidän neuvomme on ehdoton ei. Jos sähköpostissa on jotain tärkeää etkä pysty siihen sillä hetkellä reagoimaan, aiheuttaa se huonoa omaatuntoa ja stressiä. Keskittyminen palaverissa on ainakin mennyttä.
Yhden kalenterin taktiikalla
Työviikko on hyvä aloittaa tarkistamalla ja päivittämällä kalenterin viikkonäkymä. Päivätasolla on hyvä arvioida, mitä milloinkin tekee ja paljonko se arviolta vie aikaa. Asianajaja voi esimerkiksi sopia asiakkaan kanssa, että hän soittaa tiistaina kello 14.30. Kun aika on kalenterissa, se on etukäteen mietitty ja ajoitettu.
– Kalenteri ja omien voimavarojen ymmärtäminen on kaiken ydin. Pahinta taas on, että työpäivän aikana ei ehdi tekemään sitä, mitä on ajatellut tekevänsä, koska muut hallitsevat päivän agendaa, Sammalisto varoittaa.
Kiireiselle turhautumisen huipentuma voi olla toisen merkitsemä kutsu kokoukseen, jossa omalle läsnäololle ei ole tarvetta. Jos samaa pohtii useampi osallistujista, lopputulos ei voi olla muuta kuin kollektiivinen ahdistus.
– On ihan hyvä rohkeasti kyseenalaistaa, onko oma asiantuntemus kulloinkin tarpeen, Sammalisto vihjaa.
– Perusajatus ei ole tehokkuus, vaan autonomia oman ajankäytön suhteen.
Spinningistä joogaan
Sammalisto on huomannut, kuinka slow-ajattelu on levinnyt yksilötasosta työelämän piiriin.
– Hidas liikunta on todistetusti tehokasta. Myös hyvät ajatukset tulevat vain levolliseen mieleen.
Yksi keskittymistä häiritsevä tekijä on, jos yhtä aikaa yrittää selvitä monesta tehtävästä. Juristeille tämä on arkipäivää.
– Oikeasti ihminen ei voi keskittyä kuin yhteen asiaan kerrallaan. Se vasta on ajan hukkaa, että tehtävän tekee puolihuolimattomasti ja siihen täytyy palata myöhemmin, Sammalisto puuskahtaa.
Kiireisessä arjessa järjestelmällisyyden merkitys korostuu. Kun tietää, mitä milloinkin tekee, ei tarvitse miettiä, mitä pitikään tehdä. Mielen vapauttamiseksi Sammalisto uskoo edelleen muistilistoihin.
– Älä koskaan luota pelkkään muistiisi! Merkitse kaikki ylös, kalenteriin tai paperille. Kun työ on tehty, sen voi yliviivata ja unohtaa, hän toteaa.
Ja vielä yksi juttu:
– Facebook ei kuulu työpäivään.
Muista
- Määrittele päiväsi etukäteen.
- Etupainotteisuus auttaa.
- Määrittele itse, mihin aikasi käytät. Älä ylibuukkaa aikaasi.
- Keskity yhteen asiaan kerrallaan.
- Saapuneet sähköpostit: deletoi, arkistoi tai vastaa.
- Kukaan ei ole korvaamaton.
Teksti: Hanna Ojanpää
