P rofessional Organizer Elina Alasentie auttaa toimistotyöntekijöitä selviämään kaaoksesta ja kiireestä työpaikalla. Parempi ajanhallinta poikii tehokkuuden lisäksi työhyvinvointia ja parempaa työssäjaksamista, koska työntekijälle jää lisää aikaa olennaiseen. Mutta mikä sitten aiheuttaa ainaisen kiireen tunteen töissä?
– Puuhastelu tekee kiireen tuntua ja myös aiheuttaa kiirettä, sanoo Alasentie.
Puuhasteleminen on sitä, että tekee asioita, joita ei ainakaan juuri sillä hetkellä tarvitsisi tehdä. Isompien ja tärkeiden töiden tekeminen lykkääntyy tehdessä pienempiä tai helpompia asioita ja säntäilemällä edestakaisin ilman suunnitelmaa. Samalla vaikeampi tehtävä odottaa ja aika sen tekemiseen vähenee.
Aikasyöppö ja pahin keskeyttäjä on Alasentien mukaan sähköposti.
– Sähköposti on nykyään apuvälineen sijaan usein se, joka haittaa työntekoa. Asia, joka olisi hoitunut yhdellä puhelinsoitolla, vaatiikin pitkän sähköpostipallottelun. Jos sähköpostiketjussa on neljäkin viestiä, voi olla, että puhelinsoitto olisi ollut parempi.
Asiantuntija suosittelee puhelimen käyttöä ja toivoo, että puhelimen suosio sähköpostin korvaajana lisääntyy tulevaisuudessa.
Alasentien perustama Minima tarjoaa työtapavalmennusta. Koulutus on hyvin käytännönläheistä, mikä tarkoittaa henkilökohtaista työpisteellä tapahtuvaa vierihoitoa, jonka tarkoituksena on oman työpisteen ja työtapojen selkeyttäminen.
– Raivaamalla ylimääräiset paperit ja tavara pois ja järjestämällä jäljelle jäävät hyvin päästään jo puoliväliin. Sen jälkeen on helpompi hallita omaa työntekoa ja miettiä, miten omaa työtä tehdään ja miten aika olisi parhaiten omalla puolella.
Alasentie räätälöi työkokonaisuuden aina yhdessä asiakkaan kanssa tilanteeseen sopivaksi ja tarpeiden mukaan. Kyse ei ole pelkästä ajanhallinnan koulutuksesta vaan perusteellisesta kaaoksen raivauksesta ja työtapojen sekä työvälineiden organisoimisesta toimivaksi kokonaisuudeksi. Sitä kautta aikaa säästyy olennaisiin ja tärkeisiin tehtäviin ja infoähky helpottaa.
Elina Alasentie
- koulutettu Professional Organizer, Miniman perustaja
- FM, ympäristötieteilijä, opettaja, merkonomi
- NAPO:n (National Association of Professional Organizers) jäsen
- opettaa parempaa ajanhallintaa koulutusten ja yrityskonsultoinnin kautta
- espoolainen palloilulajeja harrastava kaksosten äiti
9 keinoa ajanhallintaan työpaikalla
1. Aloita tärkeimmästä
Tee vaativin ja tärkein työ ensimmäisenä pois alta. Muutoin aikaa hujahtaa helposti turhaan puuhasteluun ennen töihin ryhtymistä.
2. Tee työlistoja
Kirjoita esimerkiksi jokaisen työpäivän päätteeksi työlista seuraavalle päivälle. Se voi sisältää vain pari oleellisinta pointtia, mutta on tärkeää, että seuraavan päivän tärkeimmät työt ovat selvillä. Työlistoja kannattaa hahmotella myös pidemmälle ajanjaksolle.
3. Unohda post-it-laput
Älä viljele erinäisiä muistilappuja ympäri työpistettä, vaan kerää muistettavat asiat yhteen paikkaan, esimerkiksi muistikirjaan.
4. Pyydä työrauha
Kun tarvitset keskittymisrauhaa ilman jatkuvia keskeytyksiä, kerro työkavereille, että seuraavaan tuntiin sinua ei saa häiritä. Tunti keskeyttämätöntä työtä vastaa neljää tuntia rikkonaista työaikaa, joka sisältää jatkuvia keskeytyksiä. Voit myös pystyttää ei saa häiritä -merkin työpisteellesi asiasta muistuttamaan.
5. Raivaa ja järjestä
Siivoa työpiste ja luovu turhista papereista ja tavaroista. Järjestä jäljelle jääneet paperit niin, että ne on helppo ja nopea löytää.
6. Pidä sähköpostihetki
Sähköposti kannattaa sulkea välillä työpäivän aikana, jotta työ ei jatkuvasti keskeydy. Myös sähköpostin ilmoitukset kannattaa kytkeä pois käytöstä. Voit tarkistaa sähköpostin vain tiettyihin kellonaikoihin muutaman kerran työpäivän aikana, jos työtilanne sen sallii.
7. Siisti inboksi
Suhtaudu sähköpostiin kuin paperikirjeisiin: kun avaat viestin, lue se heti ja joko säästä tai poista se. Paperista kirjettäkään ei jätetä postilaatikkoon odottamaan, että siihen ehtii palata. Tee säästettäville sähköposteille oma kansio. Jos inboksia käyttää tehtävälistana, posteihin joutuu palaamaan yhä uudestaan, ja aikaa kuluu myös etsimiseen.
8. Vastaa heti
Jos sähköposti hoituu arviolta parissa minuutissa, siihen kannattaa vastata heti. Usein viisi lausetta riittää sähköpostiin vastaamiseen. Jos sähköpostiin vastaamiseen kuluu yli viisi minuuttia, parempi vaihtoehto voisi olla puhelinsoitto.
9. Sulje sähköposti
Älä avaa sähköpostia heti töihin tultua, jos jokin tärkeä tehtävä odottaa tekemistä. Tee se ensin, avaa vasta sitten sähköposti.
Liitto haluaa työaikapankit käyttöön
Työaikapankki on työ- ja vapaa-ajan yhteensovitusjärjestely, jolla työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia voidaan sopimalla säästää tai lainata sekä yhdistää toisiinsa. Lähtökohtana on työn ja vapaa-ajan mahdollisimman hyvä yhteensovittaminen.
Työaikapankeista ja niiden hyödyistä on puhuttu vuosia, mutta järjestelmät eivät ole yleistyneet.
Lakimiesliiton ja Akavan tavoitteena on, että lakisääteisen työaikaseurannan piiriin otettaisiin kaikki työhön sidonnainen aika, kuten työajan ulkopuolella tapahtuva matkustaminen sekä harmaa ylityö. Työaikapankkijärjestelmän ja sen vähimmäisvaatimusten kirjaaminen työaikalakiin osaltaan edesauttaisi työaikapankkien ottamista käyttöön työpaikoilla.
