Oikeusministeriön käytävillä valmistellaan parhaillaan kahta suurta tietojärjestelmäuudistusta, jotka vievät suomalaista oikeudenkäyttöä sähköiseen muotoon. AIPA- ja HAIPA-järjestelmät mullistavat niin työtavat kuin asiakaspalvelunkin.
Yleisten tuomioistuinten ja syyttäjien aineistopankki AIPA on ensimmäisten ominaisuuksiensa puolesta valmis jo tämän vuoden puolella. Ensimmäisenä AIPA:ssa aletaan käräjäoikeuksissa käsitellä pakkokeinoja. Syyttäjät puolestaan pääsevät toimittamaan summaariset sakkomenettelyt sähköisesti ensi vuonna. Järjestelmää rakennetaan ja otetaan käyttöön osissa sen laajuuden vuoksi vuosina 2015–2018. Kyseessä on oikeusministeriön hallinnon alan historian suurin järjestelmäuudistus.
– Tavoitteet ovat korkealla. Rakennamme uudenlaista lainkäytön tietojärjestelmää käyttäjille ja asiakaspalveluun. Asiakirjojen toimitus ja asioiden vireille saattaminen ja seuraaminen helpottuvat. Tavoitteemme on, että järjestelmä on miellyttävä ja helppo käyttää. Sähköisyys ja helppokäyttöisyys tuovat myös työtehoa, hankejohtaja Marko Loisa sanoo.
AIPA:n kustannukset nousevat 35 miljoonaan euroon. Työtehon parantuminen ja sähköinen asiakirjojen hallinnointi tuottaa alustavien laskelmien mukaan noin viiden prosentin kustannussäästöt vuosittain, mikä vastaa 150 henkilötyövuotta. Suurin tietojärjestelmien mukanaan tuoma uudistus koskee työtapoja, kun paperin käyttö vähenee istuntosaleissa ja työhuoneissa.
– Koko hankkeen tärkein lähtökohta on käyttäjäystävällisyys. Vuonna 2010 alkaneen hankkeen aikana mukana on ollut 50 käyttäjien edustajaa. Olemme pohtineet yhdessä työtapojen muutoksia, joiden perusteella järjestelmää on suunniteltu. AIPA:n on tarkoitus korvata nykyiset järjestelmät kokonaan. Esimerkiksi Ritusta pyritään hyödyntämään teknistä rajapintaa, mutta käyttäjälle AIPA korvaa Ritun, Loisa lupaa.
Syy muutokseen on yhteiskunnan digitalisoitumisen lisäksi oikeuslaitoksen sidosryhmien tarpeet.
– Monet oikeuslaitoksen sidosryhmät ovat järjestelmissään pidemmällä, ja myös meidän on syytä kehittää omiamme. Tärkeimmät sidosryhmät ovat poliisit ja esitutkintaviranomaiset. AIPA on kytketty vahvasti tulevaan VITJA-järjestelmään. Myös oikeudenkäyntiavustajille ja asianosaisille on rakenteilla sähköisen asioinnin portaalit. Myös verohallinnolla ja maistraateilla on pitkälle kehittyneet sähköisen asioinnin palvelut, Loisa kertoo.
Työtavat muuttuvat, ydin säilyy
AIPA:n kehitystyössä mukana ollut Lapin käräjäoikeuden laamanni Jyrki Kiviniemi painottaa, että muutoksista huolimatta perustyö pysyy aina samana. Kiviniemi on jo aloittanut valmistautumisen uuteen työtapaan.
– Ehkä tämä on samanlainen muutos kuin siirtyminen sanomalehdestä verkkolehteen. Itse olen jättänyt sanomalehtien lukemisen vähemmälle ja siirtynyt verkkolehtiin, jotta totuttelen lukemaan päätteeltä, Kiviniemi kertoo.
Jyrki Kiviniemi tuli työelämään 1986 ja on kokenut useita työtapojen muutoksia urallaan.
– Olen tullut työelämään vaiheessa, jossa ei ollut nykyaikaista tekstinkäsittelyä, vaan konekirjoittajat kirjoittivat saneluni paperille. Tuleva uudistus lienee yhtä suuri kuin alioikeusuudistus vuonna 1993, jolloin pöytäkirjaprosessista siirryttiin suulliseen ja keskitettyyn prosessiin. Asiakirjaniput poistuvat pöydältä, ja pitää opetella käymään aineistoa läpi päätteeltä. Tämä vaatii uusien työtapoja, Lapin käräjäoikeuden laamanni Jyrki Kiviniemi kertoo.
AIPA:n myötä syyttäjien ja tuomioistuinten työ muuttuu entistä enemmän digitaaliseksi. Aineistoa hallitaan kahdella monitorilla, kirjaukset päivittyvät reaaliaikaisesti ja aineistoa voi hallita useista eri paikoista, mikä mahdollistaa myös etätyön tekemisen.
– Työpisteellä on kaksi näyttöä, jossa aineistoa hallitaan. Toisessa näytössä kirjoitetaan tuomiota, toisessa puolestaan on kaikki materiaali muistiinpanoineen. Tuomarin työssä muutoksia tulee esimerkiksi materiaalien ja muistiinpanojen hallitsemiseen ja hakemiseen. Omaa ajattelua on kehitettävä, vaikka tuomarin perustyö ei muutukaan; tuomari tekee jatkossakin ratkaisuja riitaisissa asioissa, Lapin käräjäoikeuden laamanni Jyrki Kiviniemi kertoo.
Loppukäyttäjät mukana valmistelussa
AIPA:n käyttöönottoa valmistelee tällä hetkellä johtoryhmä, joka koostuu käytännön työtä tekevistä henkilöistä, jotka ovat hankkeen ajaksi ottaneet virkavapaata siviilitöistään. Näin pyritään varmistamaan, että käyttäjälähtöisyys on mukana järjestelmien kehitystyössä alusta loppuun saakka.
– Tällä hetkellä meitä on kymmenen sihteeriä, syyttäjää ja tuomaria ja muuta virastojen työn asiantuntijaa virkavapaalla omista töistämme varmistamassa käyttäjäystävällisyyttä. Lisäksi käytössämme on käytettävyyskonsultti varmistamassa, ettei Ritun kaltaisia käytettävyysongelmia ilmene. Ritun suunnitteluun verrattuna resurssimme käyttäjäkokemuksen rakentamiseen ja suunnitteluun on huomattavasti parempi, kertoo AIPA-hankkeen hankejohtaja Marko Loisa.
Tämä on myös näkynyt hyvänä käyttäjäkokemuksena.
– Ratkaisevaa on, että järjestelmät ovat niin hyviä käyttöönottovaiheessa, että käyttäjät haluavat kehittää omia työmenetelmiään, muuten syntyy herkästi muutosvastarintaa, Lapin käräjäoikeuden laamanni Jyrki Kiviniemi pohtii.
HAIPA-järjestelmä esisuunnitteluvaiheessa
Yleisten tuomioistuinten lisäksi myös hallintotuomioistuimiin on valmisteilla tietojärjestelmämuutos. Syyt ovat AIPA:n kaltaiset. Sidosviranomaiset ovat kehittäneet järjestelmää jo sähköiseksi, asiakaspalvelua halutaan parantaa ja asioiden käsittelyä tehostaa. HAIPA-järjestelmän esisuunnitteluvaihe kestää ensi syksyyn saakka, jonka aikana suunnitelmat viedään valtiovarainministeriön arvioitavaksi.
– Hallinto- ja erityistuomioistuinten aineistopankki on huomattavan laaja kokonaisuus. Suomessa tehdään jopa 30 miljoonaa valituskelpoista viranomaispäätöstä vuosittain. Hallinto- ja erityistuomioistuimissa käsitellään noin 35 000 asiaa vuosittain. Tavoitteenamme on parantaa asiakaspalvelua, tuomioistuintyötä ja yhteistyötä eri viranomaisten kesken, kertoo hankejohtaja Petri Saukko.
Suurten kustannusten vuoksi niin AIPA kuin HAIPA asettavat tuottavuusvaatimuksia.
– Henkilötyövuosisäästöt eivät ole hankeen keskiössä. Hallinto- ja erityistuomioistuimissa ollaan jo nyt resurssien suhteen tiukoilla, ja asioiden määrä lisääntyy ja käsiteltävät asiat monimutkaistuvat jatkuvasti. Uudella järjestelmällä pyrimme turvaamaan käsittelyn laadun myös tulevaisuudessa, kohdentamaan resursseja tuomioistuinten ydintyöhön sekä parantamaan asiakaspalvelua, Saukko sanoo.
HAIPA:a rakennetaan alueellisten hallinto-oikeuksien, korkeimman hallinto-oikeuden, vakuutus- ja markkinaoikeuden sekä työtuomioistuinten käyttöön.
– Nykyiset järjestelmät ovat tulleet tiensä päähän. Tavoite on, että nykyisestä tilanteesta, jossa eri oikeusistuinten järjestelmät eivät keskustele keskenään ja ovat ajastaan jäljessä, halutaan eroon. Pyrimme rakentamaan järjestelmän, joka tukee oikeudenkäyntien digitalisoitumista. Emme sähköistä toimintaa sähköistämisen vuoksi, vaan teemme järjestelmän, jossa tapausten käsittely toimii vireillepanosta tuomioon ja arkistointiin mahdollisimman sähköisesti kaikkien sidosryhmien kanssa, hankejohtaja Petri Saukko kertoo.
AIPA
- Syyttäjälaitoksen ja yleisten tuomioistuinten aineistopankki
- Ensimmäisinä käyttöön pakkokeinot ja summaarinen sakkomenettely
- Sähköinen asiointi parantaa työtehoa ja asiakaspalvelua
- Loppukäyttäjät mukana suunnittelussa alusta alkaen
HAIPA
- Korkeimman hallinto-oikeuden, hallinto-oikeuksien, työtuomioistuinten sekä vakuutus- ja markkinaoikeuden aineistopankki
- Esiselvitysvaiheessa ensi syksyyn saakka
- Tavoitteena uudistaa työtavat, asiakaspalvelu ja sähköinen yhteistyö sidosryhmien kesken
- Pyritään turvaamaan oikeuskäsittelyn laatu samalla, kun juttumäärät kasvavat ja monimutkaistuvat
Teksti: Matti Keränen