Voiko yhdistys pitää sähköpostikokouksen?
Yhdistyslain lähtökohtana on, että jäsenet käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksessa. Kokouksella tarkoitetaan perinteistä fyysistä kokousta, jossa osanottajat kokoontuvat tiettyyn kokouspaikkaan tiettynä aikana. Laki ei ole mahdollistanut kokousta, jossa osanottajat ovat yhteydessä toisiinsa pelkästään tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla.
Yhdistyslain 1.9.2010 voimaan tulevalla muutoksella ((678/2010) mahdollistetaan yhdistyksen kokoukseen osallistuminen tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Tämä kuitenkin edellyttää, että osallistumismahdollisuudesta määrätään yhdistyksen säännöissä. Edellytyksenä on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan kokouksessa varmistaa. Osallistumisoikeus voidaan säännöissä määrätä sekä kokouksen ajaksi että ennen kokousta olevana aikana (”ennakkoäänestys”). Säännöissä voidaan rajoittaa etäosallistumista myös vain tiettyihin kokouksessa käsiteltäviin asioihin kuten vaaleihin. Kokoukseen osallistuminen teknisen apuvälineen avulla on perinteisen, fyysisen läsnäolon vaihtoehto. Asioissa, jotka yhdistyslain mukaan on päätettävä kokouksessa, on siten aina pidettävä myös perinteinen, fyysinen kokous. Poikkeuksena tähän yhdistyslain muutoksella kirjataan yhdistyslain 17 §:ään mahdollisuus tehdä yhdistyksen kaikkien jäsenten suostumuksella yhdistyksen kokoukselle kuuluva päätös ilman muodollista, fyysistä kokousta. Muutos sinällään vastaa nykyistä kirjoittamatonta oikeustilaa. Päätös on tällöin tehtävä kirjallisesti, päivättävä ja jokaisen jäsenen allekirjoitettava. Tämä sinällään mahdollistaa päätöksen tekemistä sähköpostitse, ilman fyysistä kokousta, kunhan tästä päätöksestä tehdään myös kaikkien jäsenten allekirjoittama kirjallinen päätös.
Yhdistyslain muutos ei siten mahdollista pelkästään sähköpostilla toteutettua kokousta, vaan mikäli yhdistyksen säännöissä on mahdollistettu, sähköpostitse voi osallistua fyysisesti järjestettyyn kokoukseen.
Yhdistyslaissa ei ole määrätty yhdistyksen hallituksen päätöksentekomenettelystä. Tämä mahdollistaa päätöksentekomuotoja, jotka eivät edellytä päätösvaltaisen hallituksen yhtäaikaista läsnäoloa samassa paikassa. Hallituksen toimivaltaan kuuluvia päätöksiä voidaan siten tehdä puhelinkokouksessa tai sähköpostitse. Sähköpostista onkin tullut kokouksia täydentävä tapa järjestää hallituksen työskentelyä ja päätöksentekoa. Sähköpostitse tapahtuvaa päätöksentekoa äänestystilanteissa ei kuitenkaan ole oikeuskirjallisuudessa pidetty kaikilta osin ongelmattomana. Sääntöihin kirjattua yksinomaista sähköpostitse tapahtuvaa hallitustyöskentelyä ja päätöksentekoa ei oikeuskirjallisuudessa ole pidetty yleisten yhteisöoikeudellisten periaatteiden kannalta perusteltuna.
Onko tilintarkastus pakollinen pienessä yhdistyksessä?
Tilintarkastus on ollut pakollinen kaikissa yhdistyksissä. Yhdistyksien tilintarkastuksessa on yhdistyslain 38 §:n perusteella noudatettu ”vanhaa”, muutoin kumottua tilintarkastuslakia (936/1994), joka on mahdollistanut yhdistyksissä ammattitilintarkastuksen ja myös niin sanotun maallikkotilintarkastuksen. Voimassa olevan tilintarkastuslain (459/2007) mukaan tilintarkastuksen voi suorittaa vain KHT- tai HTM-tilintarkastaja taikka KHT- tai HTM tilintarkastusyhteisö
Yhdistyslain 1.9.2010 voimaan tulevalla muutoksella päättyy vanhan tilintarkastuslain noudattaminen ja maallikkotilintarkastus. Kaikissa yhdistyksissä kuitenkin säilyy pakollinen hallinnon ja talouden tarkastus. Tarkastus voidaan toteuttaa joko tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön suorittamana tilintarkastuksena tai muun henkilön suorittamana toiminnantarkastuksena. Toiminnantarkastuksesta ja toiminnantarkastajasta säännellään tarkemmin 1.9.2010 voimaan tulevassa yhdistyslain 38 a §:ssä.
Jatkossa yhdistyksen tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö on valittava tilintarkastuslain (459/2007) mukaisesti. Tilintarkastuslain 4 §:n mukaan tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö on valittava, mikäli päättyneellä tilikaudella ja sitä välittömästä edeltäneellä tilikaudella useampi kuin yksi seuraavista edellytyksistä on täyttynyt:
1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;
2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai
3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Lisäksi tilintarkastuslain 5 §:ssä säädetään velvollisuudesta valita KHT-tilintarkastaja tai -tilintarkastusyhteisö.
Mikäli tilintarkastuslain mukaista velvollisuutta tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön valitsemiselle ei ole, yhdistys voi päättää, valitseeko se tarkastuksen suorittajaksi tilintarkastajan vai toiminnantarkastajan. Yhdistys voi lainmuutoksen myötä siirtyä maallikkotarkastuksesta toiminnantarkastukseen sääntöjään muuttamatta, mutta silloin kun yhdistyksen sääntöihin ollaan tekemässä muutoksia, on syytä ottaa huomioon myös lainmuutokset. Jos yhdistyksen säännöissä on asetettu vaatimus KHT- tai HTM-tilintarkastajan taikka tilintarkastusyhteisön valitsemisesta, on tätä määräystä kuitenkin noudatettava, vaikka tilintarkastuslain mukaista velvollisuutta ei olisikaan. Tällöin yhdistys on itse omilla säännöillään asettanut tämän velvollisuuden. Myös eri avustuksia myöntävät tahot voivat vaatia tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön suorittamaa tilintarkastusta.
Toiminnanjohtaja, OTL Juha Viertola,
Suomen Hiihtoliitto
