Käräjäoikeustuomarit ry:n puheenjohtaja Paula Virrankoski on vuodesta 2013 paininut työssään pahamaineisen rikostuomiojärjestelmä Ritun kanssa. Sen puutteellinen käyttöliittymä ja monet tekniset ongelmat hidastivat takavuosina tuomioistuinten työtä – vaikka alun perin järjestelmän piti nopeuttaa sitä.
Pelkästään yhden rattijuopumustuomion kirjaaminen vaatii työntekijältä toista sataa klikkausta.
Ritu valittiin vuonna 2017 Tietoviikko-lehden esimerkkilistalle, jossa esiteltiin 13 epäonnistunutta tietojärjestelmähanketta – yhdessä HSL:n ja VR:n katastrofaalisten lippujärjestelmien, viisi vuotta myöhästyneen Poliisin Vitja-hankkeen ja Maaseutuviraston traktorimarsseja aiheuttaneen Hyrrä-hankkeen kanssa.
Kovan onnen ohjelmisto
Ritun kehitti julkishallinnolle IT-hankkeita paljon toteuttava Tieto. Se otettiin käyttöön 1,5 vuotta myöhässä ja maksoi neljänneksen budjetoitua enemmän. Lisäksi joidenkin järjestelmän osien tekijänoikeudet oli jätetty Tiedolle, joten mahdollinen jatkokehitys piti ostaa samalta toimittajalta.
Ritun vaatima kokonaisinvestointi on 7–8 miljoonan euron luokkaa.
Vaikka järjestelmää on kehitetty, sen käyttö on edelleenkin todella kankeaa.
– Ensimmäisenä vuonna Ritussa oli hirvittäviä ongelmia. Itselläni useamman tuomion perustelut hävisivät yllättävien katkosten takia bittitaivaaseen. Vaikka järjestelmää on siitä kehitetty, sen käyttö on edelleenkin todella kankeaa.
Käyttäjät ovat joutuneet turvautumaan erilaisiin virityksiin saadakseen työnsä tehtyä. Virrankoski ottaa esimerkiksi varsin tavallisen tilanteen, joissa työturvallisuusrikoksissa työnantajana toimineelle yhtiölle määrätään yhteisösakko.
– Ritu-järjestemä vaatii, että rikos luetaan yhtiön syyksi. Se on lähtökohtaisesti väärin, koska oikeudellisen henkilön syyksi ei voida lukea rikosta. Tämän vuoksi osa tuomareista laatii tällaiset päätökset edelleenkin ikivanhassa Lotus notes -ohjelmassa, jota käytimme ennen Ritua, Virrankoski kuvaa toimintatapaa.
– Mutta koska yritykselle pitää saada kirjoitettua sakkolappu, Rituun on pitänyt luoda ”tekninen” päätös, johon merkitään, että se on luotu vain ja ainoastaan yhteisösakkolapun tulostamiseksi. Vastaavia tilanteita on muitakin.
Ritusta Aipaan
Lähivuosina Ritun korvaa uusi Aipa, jonka myötä tuomioistuimissa siirrytään kokonaan sähköiseen asioiden hallintaan. Aipasta otettiin keväällä 2017 ensimmäisenä osiona käyttöön syyttäjien sakkosovellus, ja kokonaisuudessaan sen pitäisi olla toiminnassa vuoden 2021 lopussa.
Hallinto- ja erityistuomioistuimissa on käynnissä erillinen sisarhanke Haipa.
Aipan on tarkoitus digitalisoida työnkulku ja helpottaa tuomarien työtä linkittymällä suoraan eri tietojärjestelmiin – kuten poliisin Vitjaan ja syyttäjän tietojärjestelmään – jolloin samaa tietoa ei tarvitse näpytellä uudestaan minnekään.
Aipan myötä Rituun tehdyt investoinnit ovat muuttumassa hyödyttömiksi alle kymmenessä vuodessa.
Virrankoski muistuttaa, että Aipan myötä Rituun tehdyt investoinnit ovat muuttumassa hyödyttömiksi alle kymmenessä vuodessa. Ritusta saamansa kokemuksen perusteella hän suhtautuu tulokkaaseen varauksella.
– Aipa muistuttaa edeltäjäänsä ainakin siinä mielessä, että sekin on myöhässä. Tällä hetkellä sen ennakoidaan valmistuvan kolme vuotta jäljessä alkuperäisestä aikataulustaan. Esimerkiksi tänä keväänä aletaan pilotoida salaisten pakkokeinojen osiota, jota on odotettu jo pari vuotta.
Jättimäisten järjestelmähankkeiden sijasta pitäisi keskittyä itse työhön.
Järjestelmien ehdoilla
Aipan aikataulujen paukkumista selittää ainakin osittain hankkeen laajuus. Järjestelmä kattaa kaikki käräjä- ja hovioikeuksien asiaryhmät: riita- ja hakemusasiat, pakkokeinoasiat ja rikosasiat.
– Digitalisaatiota pitää toki edistää myös oikeushallinnon alaisissa virastoissa, sillä täällä ollaan siinä asiassa kymmenen vuotta muita jäljessä. Jättimäisten järjestelmähankkeiden sijasta pitäisi kuitenkin panostaa enemmän täällä tehtävään työhön ja siihen, miten sähköisiä työtapoja otetaan käyttöön ja miten niitä hyödynnetään ja kehitetään, Virrankoski pohtii.
– Aipaan liittyvään koulutukseen on kyllä panostettu. Meillä on Aipa-avainhenkilöitä, ja koulutustilaisuuksia on pidetty jo yli kolme vuotta, mutta eivät ihmiset jaksa enää mennä Aipa-kokouksiin kuuntelemaan hehkutusta uudesta järjestelmästä, joka ei edelleenkään ole käytössä.
Eikä ongelma rajoitu pelkästään asianhallintajärjestelmään. Virrankoski muistuttaa, että oikeushallinnolle on tullut jatkuvasti uusia tietojärjestelmiä, kuten matkalaskujärjestelmä M2, loma- ja ajanhallintajärjestelmä Kieku, oikeusavustajien laskutusjärjestelmä Romeo ja sidonnaisuuksien hallintajärjestelmä Sisi.
Työaikaa kuluu työn sisällön tuottamisen sijasta liikaa sen pohtimiseen, miten erilaiset asiat saadaan tungettua järjestelmiin niiden vaatimalla tavalla.
– Kun näitä järjestelmiä tulee nopealla tahdilla ja kun ne ovat käytettävyydeltään aika raskaita, ihmiset ovat selvästi väsähtämässä. Heidän mielestään työaikaa kuluu työn sisällön tuottamisen sijasta liikaa sen pohtimiseen, miten erilaiset asiat saadaan tungettua näihin järjestelmiin niiden vaatimalla tavalla.
Paraneeko käytettävyys?
Aipa on suunniteltu käyttäjien ehdoilla työkaluksi yleisille tuomioistuimille ja syyttäjälaitokselle, lupaa hankejohtaja Marko Loisa.
Marko Loisa sanoo, että Aipa-hankkeessa on pyritty ottamaan oppia aikaisemmista järjestelmistä – kuten Ritusta – saaduista kokemuksista ja niiden haasteista. Aipa on Ritua merkittävästi laajempi, sillä sen myötä siirrytään uuteen digitaaliseen työtapaan ja tietojärjestelmänä se kattaa koko lainkäytön yleisissä tuomioistuimissa ja syyttäjälaitoksessa.
Miten käyttäjänäkökulma ja käytettävyys saadaan tuotua tällaiseen jättimäiseen uudistukseen?
Loisa painottaa hankkeen käyttäjälähtöisyyttä. Oikeusministeriö on linjannut, että päätösvalta tietojärjestelmän toiminnallisesta sisällöstä on käyttäjillä.
– Jo heti hankkeen alussa isolla porukalla tunnistettiin nykytila ja luotiin tavoitetila tuleville toiminnoille. Meillä on täällä projektia vetävässä hanketoimistossa töissä 12 henkeä, joista valtaosa on tuomareita, syyttäjiä ja sihteerejä.
Loisa on itse käräjätuomari ja virkavapaalla tuomarinvirastaan.
– Toki toimimme yhteistyössä tietojärjestelmän toimittajien kanssa, ja meillä on vahva apu Oikeusrekisterikeskuksen IT-ammattilaisilta. Mutta päätösvalta on meillä käyttäjillä.
Järjestelmä rakennetaan osissa, mikä vähentää riskejä. Monitoimittajamalli varmistaa, että hankkeessa ei olla pelkästään yhden toimittajan osaamisen varassa. Alkuvaiheessa mukana ovat olleet Accenture, joka toimii myös koko hankkeen integraattorina, ja CGI. Jatkovaiheissa toimittajana on Tieto.
Eikö Ritun tehneen toimittajan iso rooli pelota?
– Meillä on aivan erilaiset toimintamallit kuin Ritussa aikoinaan. Tärkein ero on vahvempi käyttäjäkunnan edustus, jolla pystytään huolehtimaan käytettävyystavoitteiden toteutumisesta.
Rajapintoja muiden viranomaisten järjestelmiin rakennetaan tiiviissä yhteistyössä esimerkiksi Poliisin Vitja-tiimin kanssa.
– Alkuperäinen aikataulu on ollut haastava ja sitä on jouduttu jatkamaan. Järjestelmä ja uusi työtapa kuitenkin otetaan käyttöön osissa, ensimmäinen osa on ollut käytössä vuodesta 2017. Meistä tärkeintä on, että järjestelmä on laadukas ja soveltuu oikeasti siihen työhön, johon se on tarkoitettu.
