Oikeuslaitoksen tietojärjestelmäuudistus on heti tuoreeltaan nostattanut laajaa kritiikkiä. Esimerkiksi tuomioprosessin nopeuttamiseksi ja tehostamiseksi aiottu Ritu on osoittautunut käytettävyydeltään epäloogiseksi ja hitaaksi. Ongelmien kerrotaan näkyvän jo työmotivaatiossa ja -hyvinvoinnissa.
Viime keväänä käyttöön otettu Ritu-järjestelmä ei ole onnistunut tehtävässään: Ohjelma koetaan monimutkaiseksi käyttää, mikä vuoksi tuomioiden antaminen saattaa jopa hidastua. Monimutkaisuutensa ja epäluotettavuutensa vuoksi tuomarit ympäri Suomea turvautuvat taas vanhoihin työtapoihin.
Virheiden korjaaminen vie päiviä
– Tuntuu, että uuden järjestelmän myötä palasimme parikymmentä vuotta taaksepäin käytettävyydessä. Järjestelmän avautuminen kestää minuutteja, ja pelkän tallentamisen tekeminen on monimutkainen prosessi, kertoo Länsi-Uudenmaan käräjätuomari Paula Virrankoski.
Virrankosken mukaan uutta järjestelmää on yritetty opiskella positiivisessa hengessä, mutta Ritu pitää huolen, että oppimisen ilo muuttuu nopeasti ahdistukseksi.
– Vaikka yritämme suhtautua positiivisesti uuden oppimiseen, tulee päivittäin tilanteita, joista emme selviä itsenäisesti. Esimerkiksi ruudulle pomppaa epämääräisiä virheilmoituksia, joita asiakastuen kanssa selvitetään. Lopulta virheen korjaamiseen kuluu päiviä, ja tuomioiden antaminen hidastuu jälleen. Kyllä se työhyvinvointia nakertaa, Virrankoski huokaa.
Käsittelyajat kolminkertaistuneet
Virkamieskunnan nostaman kritiikin jälkeen alkoi kuulua kritiikkiä oppimishalutonta työntekijäpuolta kohtaan. Virrankoski pitää loukkaavana ministeriöstä tulleita kommentteja työntekijöiden muutosvastarinnasta.
– Kyllä se aika loukkaavalta tuntuu, että ylemmistä portaista syytetään ensimmäisenä työntekijöitä sen sijaan, että myönnettäisiin, että koko järjestelmä ei vain ole toimiva. Tuntuu, että aluksi on päätetty, minkälaiseen runkoon ohjelma tehdään kuulematta lainkaan käyttäjiä, Virrankoski pohtii.
Toistaiseksi näyttää siltä, että tehostamiseen ja nopeuttamiseen pyrkinyt Ritu vain hidastaa työtä käräjä- ja hovioikeuksissa.
– Viime vuoden loppupuolella meidän käsittelyaikamme pitenivät entisestään. Emme ole keksineet hidastumiselle muuta syytä kuin Ritun käyttöönoton. Normaaliin kirjalliseen tuomioon menee nyt vähintään kolminkertainen aika uudessa järjestelmässä, Virrankoski toteaa.
Halvempaa sunnitella kerralla kunnollista
Yleisen keskustelun perusteella etenkin monessa julkisen sektorin työpaikassa revitään hiuksia keskeneräisten, huonosti suunniteltujen ja työtä hidastavien tietojärjestelmien kanssa.
Tietojärjestelmistä ja niiden uudistamisen vaikutuksista työhyvinvointiin ei ole saatu tutkimuksia Suomessa – vielä. Työterveyslaitoksessa on kuitenkin paraikaa käynnissä laaja tutkimus tietojärjestelmistä työelämässä. Ensimmäisiä tuloksia julkaistaan toukokuussa.
– Suunnitteluvaiheeseen ei käytetä riittävästi aikaa ja resursseja. Kustannukset tulisi painottaa suunnitteluun, toteaa Työterveyslaitoksen erikoistutkija, tutkimushankkeen johtaja Virpi Kalakoski.
– Nyt ne räjähtävät tilaajan silmille käyttöönottovaiheessa, kun ongelmat tulevat esiin.
Näin kävi myös oikeuslaitoksen tietojärjestelmäuudistuksen yhteydessä. Ritu-järjestelmän piti nykyaikaistaa tuomioiden laatimisen käytännöt, mutta toisin kävi. Hanke myöhästyi puolitoista vuotta, ja kustannukset ylittyivät lähes kahdella miljoonalla. Tyypillistä toimintaa, toteaa Työterveyslaitoksen asiantuntija.
– Kyse on siitä, maksetaanko lasku heti vai käyttöönoton jälkeen. Yleensä jälkikäteen maksaminen tulee huomattavasti kalliimmaksi. Halvemmaksi tulisi suunnitella kerralla kunnolla, Kalakoski tiivistää.
Hänen mukaansa niin sanottu kognitiivisen ergonomian huomioiminen on fyysistä ergonomiaa vaikeampaa, mikä näkyy epäonnistuneina tietojärjestelmäuudistuksina.
– Ei kukaan ojankaivajalle hanki 50 kilon lapiota työn tehostamiseksi. Ajatustyötä tekevien ergonomiaa on vaikeampi havainnoida. Kyse on kuitenkin samasta asiasta – työnteon parantamisesta. Hyvä tietojärjestelmä on kuin hyvä työkalu. Se auttaa tekemään työn tehokkaammin, virheettömämmin ja sujuvammin, Kalakoski vertaa.
Hän on huomannut, että usein järjestelmän sijaan kritiikki kohdistuu työntekijöihin.
– Kovin usein työntekijöitä syytetään oppimishaluttomuudesta, vaikka uusi tietojärjestelmä ei vain ole riittävän hyvin suunniteltu.
Virpi Kalakoski
- psykologian tohtori
- Työterveyslaitoksen erikoistutkija
- tutkii inhimillisiä virheitä ja kognitiivista ergonomiaa
- johtaa Työterveyslaitoksen laajaa tutkimushanketta tietojärjestelmien käytöstä ja hankinnasta
