Teksti: Heidi Kähkönen
Kun astuu ensimmäistä kertaa sisään Fondian Helsingin toimistoon Lönnrotinkadulle yli sata vuotta sitten rakennetussa Suomi-talossa, vastassa on yllätys. Vastaanottotiskiä ei ole, seiniä koristavat kirjavat tapetit, nurkassa häärii aito barista eikä mistään voi arvata, että ollaan arvostetun lakiasiaintoimiston tiloissa eikä uusimmassa trendikahvilassa.
Kun Fondia muutti päämajansa keväällä 2010 uusiin toimitiloihin, koko henkilökunta otettiin tilojen suunnitteluun mukaan. Ennen remonttia Fondia järjesti useita tapaamisia, joissa työntekijät miettivät, mitä haluaisivat uudelta työpaikaltaan ja mitä sen pitäisi viestiä. Tärkeäksi tavoitteeksi nousi se, että uusi toimisto tukee työntekijöiden yhteistyötä. Osallistaminen kannatti, sillä jälki on omaleimaista ja viihtyisää.
– Kun kävimme remonttivaiheessa koko henkilöstön kanssa katsomassa uusia tiloja, ihmiset pelkäsivät, että meneekö meininki liian vakavaksi tai pompöösiksi. Ei sitten mennyt, sanoo Fondian lakiosaston palvelukehityspäällikkö ja lakitiimin vetäjä Erkki Hyvärinen tyytyväisenä.
Kaikki noin 80 hengen toimiston tiloista ovat uniikkeja ja tiloja löytyy erilaisiin tarkoituksiin. Goa-kokoushuoneessa istutaan muhkeilla lattiatyynyillä ja seinustoilla on koristeina vesipiippuja. Tupa-niminen neuvottelutila näyttää oikealta maalaistalon tuvalta räsymattoineen, keinutuoleineen ja halkopinoineen.
Myös liiallista istuskelua on haluttu välttää. Hikilässä ei ole tuoleja, vaan seisomapöytä sekä kasapäin puntteja ja muita jumppavälineitä. Juoksumatosta tosin luovuttiin vähäisen käytön takia. Mitään ratkaisua ei ole hakattu kiveen ja toimimattomista kokeiluista voidaan luopua. Tilat saavat elää.
– Työhyvinvointia tukee se, että voi toteuttaa omaa työskentelytapaansa, sanoo Fondian toimitusjohtaja Salla Vainio.
Toimiston ilme on viesti
Kun toimistoa sisustettiin, työntekijät saivat tuoda omia huonekalujaan ja esineitään. Kahvilan nurkassa oleva koristeellinen piano on erään työntekijän lahjoitus, ja Herrainhuone-neuvottelutilan seinällä on työntekijän poikaystävän pyydystämä täytetty hauki. Työntekijät maalasivat ja kunnostivat yhdessä nettihuutokaupoista hankittuja tuoleja. Rahaa pyrittiin ennemmin säästämään kuin tuhlaamaan.
Toimitusjohtaja Vainio muistuttaa, että sisustukseen sisältyy tärkeä viesti. Sen lisäksi, että henkilökunta viihtyy, toimitilat viestivät Fondian bisneslogiikkaa myös asiakkaille. Fondia pyrkii luomaan asiakkaidensa kanssa pitkiä ja läheisiä kumppanuussuhteita, joten myös toimitilojen on oltava kutsuvia ja helposti lähestyttäviä.
– Voimme pitää ovia auki talon sisällä ja tukea tiimiytymistä, joka on tärkeää tekemisessämme. Ovet ovat auki myös asiakkaille, ja he voivat hyödyntää tilojamme, Vainio kertoo.
Ja kun Fondia hakee uusia työntekijöitä, joita talon sisällä kutsutaan fondiaaneiksi, työhaastattelut käydään kirkkaan vihreäksi maalatussa Leikkihuoneessa, joka sisustuksineen näyttää jokaisen 6-vuotiaan hartaimmat toiveet. Se on Hyvärisen ja Vainion mukaan hyvä testi, sillä työntekijöiden joukkoon ei haluta jäykistelijöitä. Omia työhuoneita ei ole. Toimitusjohtajakin istuu avonaisissa työtiloissa muiden fondiaanien joukossa.
Ei pelkkää sisustushömppää
– Työympäristöllä on merkittävä vaikutus työntekijän työssä jaksamiseen, kertoo Työterveyslaitoksen erikoistutkija Virpi Ruohomäki.
Ruohomäki on taustaltaan työ- ja organisaatiopsykologi. Hän on toiminut projektipäällikkönä useissa yritysten työympäristön kehittämishankkeissa ja tutkii muun muassa sitä, miten työntekijöiden kokemusperäistä tietoa voitaisiin hyödyntää paremmin työtilojen suunnittelussa ja tilamuutosten johtamisessa.
Kun työntekijät pääsevät vaikuttamaan omaan työympäristöönsä, syntyy aidosti toimivia ja viihtyisiä ratkaisuja. Suunnitteluprosessi ei ole mikään toiveiden tynnyri, vaan ratkaisujen pitäisi perustua syvälliselle työskentelytapojen ja organisaatiokulttuurin ymmärrykselle.
– Yksilölle on tärkeää, että pystyy hallitsemaan omaa tilaa, tuntee olonsa turvalliseksi ja on mahdollisuus valita tila tehtävän vaatimuksien mukaan, Ruohomäki sanoo.
Hyvillä työtiloilla on paljon eri ulottuvuuksia. Tilojen täytyy olla terveelliset ja turvalliset, niiden täytyy tukea työprosesseja toiminnallisesti, mahdollistaa työntekijöiden vuorovaikutus ja yhteistyö sekä taata riittävä yksityisyys ja vahvistaa työntekijän hallinnan tunnetta.
Se on paljon vaadittu, mutta kun perusasiat ovat kunnossa, pienilläkin asioilla voi parantaa toimiston viihtyvyyttä.
– On olemassa selkeää näyttöä siitä, että luonto- ja ikkunanäkymät elvyttävät. Stressi vähenee ja verenpaine laskee jo katselemalla luontoaiheisia kuvia. Huonekasveillakin on koettuun viihtyvyyteen vaikutusta.
Yksi viime vuosien trendeistä on ollut viherseinien rakentaminen. Luonnonmateriaalien, kuten puun käyttö sisustuksessa yleistyy. Ruohomäki huomauttaa, että myös moniaistisella ja esteettisellä kokemuksella voi olla myönteinen vaikutus.
Työterveyslaitoksen laboratoriokokeissa testattiin, miten koehenkilöt suoriutuivat tiedonkäsittelyn tehtävistä sekä neutraalin valkoisessa työympäristössä että sävytetyssä, luonnonmukaisessa kasvein ja puumateriaalein sisustetussa tilassa. Tulokset olivat myönteisempiä sävytetyssä ympäristössä ja työtila koettiin inspiroivammaksi ja niissä jaksettiin työskennellä pitkäjänteisesti.
Vaativaa tietotyötä tekevä henkilö tarvitsee keskittymisrauhaa. Ylimääräinen melu ja liike voi keskeyttää työn ja ajatteluprosessin, mikä lisää stressiä ja kuormittumista sekä virheitä. Siksi keskeytysten minimointi on tärkeää ottaa huomioon suunnitteluvaiheessa, Ruohomäki huomauttaa.
Toimiston parhaat palat
- Hyvä sisäilma ja sopiva lämpötila
- Säädettävä ja riittävä valaistus
- Hyvä akustiikka
- Paljon luonnonvaloa
- Liikkeen ja äänen aiheuttamat häiriöt minimoitu, kulkureitit suunniteltu sen mukaisesti
- Työntekijöillä mahdollisuus valita tila työtehtävän mukaan
- Työpisteiden ergonomia on kunnossa
- Viihtyisät, työpisteistä erilliset taukotilat
- Luonnonmateriaalit sisustuksessa
- Luontonäkymät, joko aidot tai kuvitetut
