Yhteisötilaajat saisivat käsitellä tunnistamistietoja, jos olisi syytä epäillä elinkeinotoiminnan kannalta keskeisten yrityssalaisuuksien luvatonta paljastamista. Tunnistamistietoja ovat esimerkiksi sähköpostiviestin lähettäjä, vastaanottaja ja lähetysaika. Viestin sisällön käsittelemiseen uusi lakikaan ei antaisi oikeutta. Uusi laki on tarkoitus ottaa käyttöön ensi vuoden alusta.
Tietosuojavaltuutettu valvoisi yhteisötilaajien tunnistamistietojen käsittelyä.
Sähköpostiviestit – luottamuksellista viestintää
Tietosuojavaltuutetuille tulevat, sähköistä viestintää koskevat tiedustelut liittyvät useimmiten työnantajan oikeuteen lukea työntekijän sähköpostia tai seurata työntekijän internet-surffailua. Oikeus sähköpostien lukemiseen herättää kysymyksiä etenkin työsuhteen päättyessä.
Viestinnän luottamuksellisuudesta säädetään Suomen perustuslain 10.2 pykälässä, jonka mukaan kirjeen, puhelun tai muun luottamuksellisen viestin salaisuus on loukkaamaton. Työntekijän sähköpostiosoite, joka on muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi ja siihen tulleet henkilökohtaiset sähköpostit kuuluvat luottamuksellisen viestinnän piiriin.
Työnantajalla on oikeus ottaa selville viestin lähettäjää, vastaanottajaa tai otsikkoa koskevia tietoja. Työnantaja voi hakea viestin esille, mikäli edellä mainittujen tietojen perusteella voidaan olettaa, että työntekijän poissa ollessa tai välittömästi ennen poissaoloa vastaanottama tai lähettämä viesti kuuluu työnantajalle. (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, luku 6, § 19)
Oikeus sähköpostien avaamiseen edellyttää kuitenkin, että työnantaja on ensin täyttänyt laissa säädetyn huolehtimisvelvollisuuden (§ 18). Tämä laki edellyttää, että työntekijälle on annettu mahdollisuus järjestää itse sähköpostien avaaminen poissaoloaikanaan automaattisen vastaustoiminnon avulla, ohjaamalla sähköpostit suoraan toiselle työntekijälle tai antamalla toiselle työntekijälle oikeus sähköpostien avaamiseen sisällön selvittämiseksi.
Tässä yhteydessä on syytä muistaa, että vaitiolovelvollisuus sitoo, vaikka sähköpostin lukemiseen olisi haltijan lupa.
Viestintäsalaisuuden loukkaus on asianomistajarikos
Samat lainalaisuudet suojaavat työntekijää työsuhteen päättyessä. Työnantajalla on kuitenkin työn johto- ja valvontaoikeuden nojalla oikeus määrätä siitä, miten ja millä tavoin työntekijän tulee hoitaa työtehtäviään. Työnantaja voi esimerkiksi määrätä työntekijän hoitamaan loppuun asiakassuhteen vaatiman kirjeenvaihdon ja toimittamaan työtehtäviin liittyvät asiakirjat ja liikekirjeenvaihdon organisaation käyttöön. Nämä määräykset koskevat myös sähköpostitse käytyä kirjeenvaihtoa. Muutoin työntekijä voi itse päättää sähköpostiviestien käsittelystä, toisin sanoen lähettää viestin edelleen, poistaa tai hävittää viestin.
Työsuhteen päättyessä työntekijällä on oikeus vaatia sähköpostitilinsä sulkemista. Sähköpostitilin pitäminen auki ja kääntäminen toiselle työntekijälle vaatii työntekijän suostumuksen.
Jos työntekijä epäilee työnantajan loukanneen viestintäsalaisuutta, tulee asiasta tehdä tutkintapyyntö tai rikosilmoitus poliisille.
Surffailua ei voida teknisesti valvoa
Verkkosivustojen selaamisesta kertyvät tunnistetiedot kuuluvat sähköpostiviestien tavoin luottamuksellisen viestinnän piiriin. Työnantajalla ei näin ollen ole oikeutta valvoa, seurata tai tarkkailla työntekijöiden surffailua verkossa näiden tietojen avulla.
Tunnistetietojen kautta tapahtuvaa seurantaa ei voida harjoittaa edes työntekijän suostumuksella saati että työnantaja voisi yksipuolisesti ohjeistaa tällaiseen käytäntöön. Työntekijän yleisluontoinen suostumus seurantaan ei ole oikeudellisesti pätevä, koska kyse on henkilön perusoikeuksien rikkomisesta.
Sen sijaan työnantaja voi päättää johto- ja valvontaoikeuden puitteissa tietoverkkojen käyttösäännöistä. Työnantaja voi siis joko kieltää täysin verkkosurffailun työpaikalla tai sallia surffailun vain tietyillä sivuilla. Näitä rajoitteita määritellessään työnantajan tulee kuitenkin ottaa huomioon tasapuolisuus ja henkilölain (2 luku, § 2) syrjimättömyyden toteutuminen.
Sääntöjen toteutumista työnantaja voi valvoa perinteisin työnjohto-oikeudellisin keinoin.
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
19 § Työnantajalle kuuluvien sähköisten viestien esille hakeminen
Työnantajalla on oikeus tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla ottaa viestin lähettäjää, vastaanottajaa tai viestin otsikkoa koskevien tietojen perusteella selville, onko työntekijälle lähetetty tämän poissa ollessa tai onko työntekijä välittömästi ennen poissaoloaan lähettänyt tai vastaanottanut työnantajalle kuuluvia viestejä, joista työnantajan on toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi muutoin välttämätöntä saada tieto, jos
1) työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantajan käytössä ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville;
2) työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu;
3) työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään eikä työnantajalle kuuluvia viestejä siitä huolimatta, että työnantaja on huolehtinut 18 §:ssä tarkoitetuista velvollisuuksistaan, voida saada työnantajan käyttöön; ja
4) työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä.
20 § Työnantajalle kuuluvien sähköisten viestien avaaminen
Jos sähköisen viestin lähettäjää tai vastaanottajaa taikka viestin otsikkoa koskevan tiedon perusteella on ilmeistä, että työntekijälle lähetetty tai työntekijän lähettämä viesti on selvästi työnantajalle kuuluva viesti eikä viestin lä hettäjään tai vastaanottajaan saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai sen lähettämiseksi työnantajan osoittamaan osoitteeseen, työnantaja saa avata viestin 19 §:ssä tarkoitetuissa tapauksissa tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla toisen henkilön läsnä ollessa.
Avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, mikä viesti on avattu, miksi viesti on avattu, avaamisen ajankohta, avaamisen suorittajat sekä kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle, jollei 19 §:n 2 momentista muuta johdu. Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi, eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.
Kameravalvonnalle vaaditaan hyvät perusteet 16 ja 17 §
Työnantaja saa toteuttaa kameravalvontaa käytössään olevissa tiloissa työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi ja edellämainittuja toimenpiteitä vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa ei kuitenkaan saa käyttää tietyn työntekijän tai tiettyjen työntekijöiden tarkkailuun työpaikalla.
Henkilöstötiloissa tai työntekijöiden henkilökohtaiseen käyttöön osoitetussa työhuoneessa ei saa olla lainkaan kameravalvontaa, ellei tarkkailu ole välttämätöntä työntekijän turvallisuuden kannalta tai omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi. Kameravalvonta voidaan ottaa käyttöön myös työntekijän nimenomasisesta pyynnöstä työnantajan ja työntekijän yhteisellä sopimuksella.
Työnantajan tulee ennen kameravalvonnan käyttöönottoa selvittää työntekijöiden yksityisyyteen vähemmän puuttuvien muiden keinojen käyttömahdollisuudet.
Työntekijöille pitää kertoa kameravalvonnan alkamisesta, toteuttamisesta ja kameroiden sijainnista sekä siitä, miten ja missä tilanteissa mahdollisia tallenteita käytetään. Kameravalvonnasta ja sen toteuttamistavasta ilmoitetaan näkyvällä tavalla niissä tiloissa, joihin kamerat on sijoitettu.
Työnantajalla on oikeus käyttää tallenteita työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi, jos työnantajalla on perusteltu syy epäillä työntekijän syyllistyneen häirintään, ahdisteluun tai epäasialliseen käytökseen sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.
Nollatoleranssi ei oikeuta irtisanomiseen
Päihdeongelmiin suhtaudutaan työpaikoilla entistä tiukemmin. Monilla työpaikoilla on otettu käytäntöön niin sanottu nollatoleranssi. Äärimmillään se tarkoittaa kerrasta poikki asennetta, eli kerran työpaikalla päihtyneenä esiintyminen johtaa suoraan työsuhteen päättymiseen.
Näin tiukkaan menettelytapaan ei kuitenkaan ole oikeudellisia perusteita. Edes työyhteisön yhteisellä sopimuksella menetelmää ei voida noudattaa, vaan työsuhteen päättämiseen vaaditaan lainmukaiset perusteet asianmukaisine varoituksineen ja hoitoonohjauksineen.
– Jos nollatoleranssia noudatetaan liian tiukasti, työntekijät kokevat helposti epävarmuutta. Olen törmännyt kysymyksiin siitä, voiko edellisiltana nauttia pari saunakaljaa tai juoda viiniä ravintolaillallisen yhteydessä, Tehyn edunvalvontayksikön johtaja Minna Helle kertoo.
Lainsäädäntöä työpaikkojen alkoholitestauksesta ei ole olemassa. Sitä on kyllä yritetty valmistella. Myös eduskunta edellyttää sääntelyä, mutta toistaiseksi sitä ei ole saatu aikaan työnantaja- ja työntekijäjärjestöjen eriävien näkemysten takia.
Minna Helle peräänkuuluttaa yhteisiä sääntöjä työpaikoilla lainsäädännön puuttuessa.
– Mielestäni olisi tärkeää, että menettelytavat valmisteltaisiin yhdessä henkilöstön edustajien kanssa: kuka puhalluttaa ja missä tilanteessa? Helle selittää.
– Koko työyhteisön kannalta on tärkeää, että päihdeongelmiin puututaan. Päihdeongelmainen työntekijä tai esimies on taakka koko työyhteisölle, Helle korostaa.
Tupakointi voidaan kieltää
Lainsäädäntö asettaa tiukat säädökset tupakoinnista. Työntekijöiden ei tule työssään altistua tupakansavulle. Työnantajan velvollisuus on huolehtia siitä, ettei altistumista tapahdu.
– Työnantajalla on oikeus kieltää tupakointi työajalla. Tauolla työntekijä saa tupakoida, mikäli työpaikalta löytyy tupakointiin asianmukaiset tilat. Sen sijaan vapaa-ajan tupakointiin työnantaja ei voi puuttua, Minna Helle toteaa.
Savuttomuuden asettaminen työpaikan saamisen ehdoksi on mahdollista vain äärimmäisen harvinaisissa tilanteissa; tupakoimattomuudella tulisi olla olennainen merkitys työn kannalta.
Monet työnantajat tukevat tupakasta eroon pyrkiviä työntekijöitä erilaisin tukitoimin.
