Työaikapankki on täysin vapaaehtoisuuteen perustuva järjestelmä, jonka avulla työaikaa ja ansaittuja vapaita voi säästää, käyttää tai lainata pitkän ajan kuluessa.
Työaikapankin perustamisesta tai sen sisällöstä ei ole lainsäädäntöä. Työaikapankkia ei mainita työaikalaissa eikä vuosilomalaissa, vaan työaikapankki perustuu sopimiseen. Sen sijaan työaikapankin soveltamiseen liittyviä säännöksiä on kirjattu muun muassa palkkaturvalakiin ja työttömyysturvalakiin. Lisäksi työmarkkinajärjestöt ovat antaneet palkkahallinnollisia ohjeita.
Ainoastaan työttömyysturvalaista löytyy työaikapankki-määritelmä: työaikapankilla tarkoitetaan yritys- tai työpaikkakohtaisesti kirjallisesti sovittua työntekijöiden työaikajärjestelyä, jolla voidaan säästää työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä korvauksia toisiinsa yhdistäen ja nostaa palkallista vapaa-aikaa tai rahakorvausta.
Työmarkkinajärjestöjen yhteinen tavoite
Työaikapankkijärjestelmä juontaa juurensa vuosien 2003–2004 tulopoliittiseen sopimukseen. Sopimuksessa asetettiin erillinen työryhmä selvittämään niitä tarpeita ja mahdollisuuksia, joita työajan pitkäjänteiseen tarkasteluun ja yksilölliseen joustamiseen tähtäävien työaikapankkien säästö- ja lainausmahdollisuuksien edistämiseen liittyi. Työryhmässä sekä julkisen että yksityisen sektorin työmarkkinajärjestöjen edustajat pääsivät sopimukseen vapaaehtoisia työ- ja vapaa-ajan yhteensovitusjärjestelyjä eli työaikapankkeja koskevista periaatteista.
Työmarkkinajärjestöt totesivat, että joustavien työaikojen ja työaikajärjestelmien tehtävänä on sekä edistää yritysten ja työyhteisöjen tuottavuutta että henkilöstön yksilöllisten työaikatarpeiden huomioimista, mikä puolestaan lisää työviihtyvyyttä ja hyvinvointia.
Työaikapankilla työmarkkinajärjestöt ovat tarkoittaneet yritys- tai työpaikkatasolla käyttöönotettuja ja vapaaehtoisuuteen perustuvia työ- ja vapaa-ajan yhteensovitusjärjestelyjä, joilla työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia voidaan sopimalla säästää tai lainata sekä yhdistää toisiinsa pitkäjänteisesti.
Paikallisesti sopien
Työaikapankkijärjestelmän käyttöönotosta ja tarkemmasta sisällöstä sovitaan aina yritys- tai työpaikkakohtaisesti asianomaisen alan paikallisen sopimisen menettelytapoja noudattaen. Työehtosopimuksiin voi sisältyä joitakin ehtoja, rajauksia tai muuta sellaista samoin kuin ohjeistusta työaikapankkien käyttöönotolle.
Työaikapankki on siis vapaaehtoinen järjestelmä, jossa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä mahdollisia työehtosopimusten määräyksiä. Paikallisessa sopimuksessa on määriteltävä mahdollisimman täsmällisesti työaikapankkijärjestelmän tavoitteet, soveltamisala ja sisältö.
Joka tapauksessa sopimus työaikapankista on tehtävä kirjallisena, koska sopimuksella on oikeudellista merkitystä ja juridisia vaikutuksia. Työaikapankkijärjestelmällä ei saa heikentää työntekijöiden etuuksia.
Järjestelmän henkilöstö
Työaikapankkijärjestelmässä kaikilla työntekijöillä ja henkilöstöryhmillä pitää olla mahdollisuus osallistua työaikapankkiin. Työaikapankkisopimusta tehtäessä on muistettava, että mitään henkilöstöryhmää tai henkilöä ei saa asettaa perusteettomasti eriarvoiseen asemaan. Koska eri henkilöstöryhmillä on usein erilaiset työaikajärjestelmät, voi näin ollen olla samallakin työpaikalla erilaisia järjestelmiä.
Vaikka joillakin henkilöillä saattaa olla ylityökorvauksista sovittu erillinen kuukausikorvaus, ei se kuitenkaan voi olla este työaikapankissa mukana ololle. Myös niillä, jotka eivät kuulu työaikalain soveltamispiiriin, tulee olla mahdollisuus osallistua työaikapankkiin.
Yksittäisen työntekijän kannalta työaikapankkiin osallistuminen on vapaaehtoista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä itse päättää siitä, mitä hän siirtää pankkiin tai siirtääkö mitään ja mitä hän käyttää pankista.
Työaikapankkiin liittyminen ja irtautuminen
Koko työaikapankkijärjestelmä perustuu työpaikalla pidettävään työaikakirjanpitoon. Koska työpaikan palkkahallinnon on tiedettävä, ketkä ovat mukana työaikapankissa, työaikasaldojen tiedot ja niiden kertymistavat, sopimuksessa työaikapankista on täsmennettävä ne menettelytavat, joilla yksittäisen henkilön mukanaolo järjestelmässä todetaan.
Lisäksi yksittäisellä työntekijällä tulee aina olla mahdollisuus työsuhteen aikana myös irtaantua järjestelmästä muuttamalla aikasaldo rahakorvaukseksi.
Työaikapankin osatekijät
Se, mitä työaikapankkiin voidaan säästää, määritellään aina sopimuksessa. Näitä säästökohteita kutsutaan yleensä työaikapankin osatekijöiksi. Kyseiset säästettävät asiat tulevat lähinnä lainsäädännöstä eli esimerkiksi työaikalaista ja vuosilomalaista samoin kuin työehtosopimuksista.
Säästökohteet voivat olla erilaisia eri henkilöstöryhmillä. Mutta yleisesti käytettyjä eriä ovat muun muassa:
• lisä- ja ylityöt
• vuosiloma (säästövapaa) ja lomarahat
• liukuvaan työaikaan liittyvät tasauserät.
Enimmäismäärät
Sopimuksessa on myös sovittava työaikapankin säästö- ja lainausmahdollisuuksien enimmäismäärät ja ovatko ne samat eri tehtävissä. Työaikapankin avulla on mahdollista huomioida yrityksen ruuhka- ja muut kiireajat, jolloin pankkiin voidaan kerätä eri osatekijöitä, sekä toisaalta taata muuna aikana työntekijöille pitkienkin vapaiden pitäminen.
Enimmäismääriä suunniteltaessa on syytä huomioida, että palkkaturvasta maksetaan työaikapankkisaatavana samalle työnantajalle tehdyn työn perusteella enintään kuuden kuukauden palkkaa vastaava määrä.
Aikamääräinen kokonaisuus
Riippumatta työaikapankin säästökohteista eli osatekijöistä on tarkoituksenmukaista muodostaa työaikapankki aikaperusteiseksi, esimerkiksi tuntimääräiseksi kokonaisuudeksi. Säästettävät tekijät merkitään ensin palkka- ja työaikakirjanpitoon, muutetaan sitten tarvittaessa ajaksi ja siirretään työaikapankkiin.
Samoin purettaessa yksilökohtaista työaikapankkia vähennetään käytettävää aikaa vastaava määrä työntekijän henkilökohtaisesta säästöstä. Järjestelmän toimivuudelle on ehdottoman tärkeää, että menettelytavat on mahdollisimman selkeästi todettu ja myös asianmukaisesti tiedotettu.
Vapaiden ajan palkka
Tupo-sopimuksen työryhmä, jossa olivat siis edustettuina kaikkien työmarkkinajärjestöjen edustajat niin työntekijä- kuin työnantajapuolelta, suositteli, että kun työaikapankkiin perustuvia vapaita pidetään, maksettaisiin palkkaa vapaan pitämisajankohtana voimassa olevan palkan mukaisesti. Silloin kun on käytössä eri palkkaperusteita tai palkkaustapoja, on ennalta täsmennettävä, miten vapaan pitämisajankohdan palkka määritellään.
Vapaiden pitäminen
Työaikapankkijärjestelmän lähtökohtanahan on työn ja vapaa-ajan mahdollisimman hyvä yhteensovittaminen niin työyhteisön kuin työntekijän tarpeiden kannalta. Työaikapankkisopimuksessa onkin määriteltävä säästämisen ja käytön periaatteet sekä menettelytavat vapaiden pitämisajankohdista sopimiselle. Akava on pitänyt keskeisenä sitä, että työntekijän oikeus vapaan pitämisajankohdan päättämiseen on ensisijainen.
Perusperiaatteena on, että työnantaja ja työntekijä sopivat keskenään pankkivapaan pitämisajankohdasta. Työaikapankkisopimuksessa voidaan esimerkiksi sopia niin, että ellei ajankohdasta päästä sopimukseen, työntekijän on ilmoitettava työnantajalle pankkivapaan pitämisestä viimeistään neljä kuukautta ennen vapaan alkamista.
Yhteensovittaminen muiden poissaolojen kanssa
Järjestelmää käyttöönotettaessa on tarpeen myös sopia siitä, miten menetellään niissä tilanteissa, kun henkilö on vapaan aikana työkyvytön tai muusta syystä estynyt työnteosta.
Ellei muusta ole sovittu noudatetaan pääsääntöisesti niin sanottua aikaprioriteetti-periaatetta. Eli jos työntekijä sairastuu ennen sovitun vapaan pitämistä, vapaa siirtyy – kuten vuosiloma vastaavassa tilanteessa vuosilomalain mukaan.
Järjestelmän muuttaminen/lakkauttaminen
Kun työaikapankki perustuu sopimukseen, voidaan sopimalla järjestelmän sisältöä myös muuttaa. Sopimukseen on lisäksi aiheellista kirjata myös määräykset siitä, miten järjestelmä lakkautetaan: mitä ilmoitusaikoja noudatetaan, miten säästöt korvataan ja niin edelleen. On tietysti mahdollista tehdä koko työaikapankkijärjestelmästä määräaikainen sopimus, jota sitten jatketaan, ellei sitä irtisanota.
Lakimiesliiton vuoden 2010 palkkatutkimuksessa 18 prosenttia yksityissektorin lakimiehistä ilmoitti, että ylityöt on mahdollista säästää niin sanottuun työaikapankkiin. Yleisintä työaikapankkiin säästäminen oli kaupan alalla ja vähäisintä asianajotoiminnassa.
Akavan hallitusohjelmatavoite: työaikapankkijärjestelmä ja sen vähimmäisvaatimukset on kirjattava työaikalakiin.
