Kun työpaikan ihmissuhteet kiristyvät, pyritään tilannetta selvittämään useimmiten ulkopuolisten silmin. Työpaikkasovittelussa tavoitteena on kuitenkin, että asianosaiset itse löytävät sovittelijan avulla ratkaisun tilanteeseensa ja sitoutuvat sovittelun tuloksena saatuun sopimukseen.
Suomalaisen työpaikkasovittelun pioneeri, Valion koulutuspäällikkö Timo Pehrman väittääkin, että yhtään konfliktia ei pystytä ratkaisemaan pelkästään ulkopuolisen avun turvin tai tilannetta analysoimalla.
– Tämä voi onnistua tuotannon prosessihäiriöissä, mutta ihmisten välisissä konflikteissa pelkkä tilanneanalyysi ei toimi, koska jokaisella osapuolella on oma, muista poikkeava näkemys tilanteesta.
Pehrmanin mukaan tärkeää työpaikkojen konfliktinratkaisussa onkin, että jokainen osapuoli pääsee vaikuttamaan sovinnon ja sopimuksen syntyyn; sovittelija ei siis ratkaise tilannetta tai tuo siihen valmista ratkaisumallia.
– Kun ihmiset tuottavat ratkaisun itse, he sitoutuvat sen toteuttamiseen käytännössä, Pehrman toteaa.
Samoilla linjoilla on myös professori Esa Poikela Lapin yliopistosta. Hän uskoo, että kun tilanne ratkaistaan itse, opitaan samalla uusia keskustelutaitoja, ja ongelman selvittäminen omin avuin avaa näkemään tilannetta myös toisen näkökulmista.
– Suurin hyöty sovittelussa onkin se, että jatkossa hyvin epätodennäköisesti sama ongelma toistuu. Jos myöhemmin näiden henkilöiden kesken syntyy ongelmia, ne ovat useimmiten uusia eivätkä koske enää samaa asiaa.
Timo Pehrmanin mukaan työpaikkasovittelussa pitää pystyä antamaan tilaa osapuolille, ja sovittelijan tehtävänä on lähinnä ohjata heitä keskusteluun ja vuorovaikutukseen sekä viedä tilannetta eteenpäin esimerkiksi johdattelevien kysymysten avulla.
Sovittelu onnistuu useimmiten
Timo Pehrman ja Esa Poikela uskovat, että sovittelua voidaan käyttää menestyksekkäästi lähes kaikissa työpaikan konfliktitilanteissa. Esimerkiksi Pehrmanin valmistumaisillaan olevassa väitöskirjassa tutkittiin 14:ää ongelmatapausta, joista 11 saatiin soviteltua.
– Käytännössä työpaikkasovittelussa onnistumisprosentti on 80–90:n luokkaa, Pehrman laskeskelee.
Poikelan mukaan sovittelun onnistumista rajaavat lähinnä vain ulkopuoliset tekijät, kuten prosessiin käytettävissä oleva aika. Tällöin tulos saattaa joskus olla kompromissi.
– Kompromissin ja parhaan tuloksen välinen ero on se, että kompromississa osapuolet usein luopuvat jostakin ja tekevät lehmänkaupaksi kutsun ratkaisun.
Aina kuitenkin pitäisi pyrkiä tilanteeseen, jossa molemmat osapuolet saavat jotain.
Poikela havainnollistaa tilannetta yhteenlaskuesimerkillä: kun kompromississa yksi plus yksi -laskun tuloksena on puolitoista, onnistuneen vaihtoehdon jälkeen yksi plus yksi antaa tulokseksi kolme.
Poikela muistuttaa myös, että on olemassa sellaisia kiistoja, joissa pelkkä sovittelu ei riitä – esimerkiksi silloin, kun on tehty rangaistava teko.
– Tämä ei tarkoita sitä, että sovittelun ja oikeudenkäynnin välinen suhde on joko–tai, vaan pikemminkin sekä–että. Tilanteessa täytyy myös sovitella, jotta rangaistuksen päättymisen jälkeen samaa tekoa ei tehtäisi uudestaan.
Koulutusohjelma tarpeen
Työpaikkasovittelu on Suomessa vielä pitkälti lapsenkengissä. Sellaisenaan menettelyä käytetään lähinnä vain Valiolla, jossa Timo Pehrman on vetänyt uraauurtavaa sovitteluprojektia noin kymmenen vuoden ajan.
Kuusamon kaupunki on käynnistänyt oman sovitteluprojektinsa vuoden 2008 keväällä ja myös Lindström Oy on ottanut menetelmän käyttöönsä.
– Uusia yrityksiä tulee koko ajan mukaan, koska sovittelusta on saatu myönteisiä tuloksia ja kokemuksia, Pehrman toteaa ja uskoo, että yrityksissä on yhä enemmän halua lähteä järjestelmän käyttöön mukaan, vaikkakin hitaasti.
Työpaikkasovittelun vähäiseen käyttöön syynä on myös yleinen tietämättömyys sen olemassaolosta.
– Nyt vasta aletaan laajemmin herätä siihen, että tämäkin on mahdollista, Esa Poikela toteaa.
Poikelan mielestä olennaista olisi, että sovittelun tärkeys tiedostettaisiin aina poliittisella tasolla asti. Tietoisuuden lisäämisen eteen toimii aktiivisesti Suomen sovittelufoorumi, joka on pyrkinyt valistamaan asiasta muun muassa kansanedustajia ja työmarkkinajärjestöjä.
Seuraava askel sovittelun edistämiseksi olisi laajamittaisen perus- ja täydennyskoulutuksen järjestäminen. Esa Poikela kertoo, että asiasta on jo käyty neuvotteluja muun muassa opetusministeriön kanssa. Tavoitteena on lähteä rakentamaan lähitulevaisuudessa ohjelmaa, jossa otettaisiin huomioon sekä täydennyskoulutuksen että tutkintokoulutuksen tarpeet.
– Meidän täytyy rakentaa hyvin laaja-alainen koulutuskokonaisuus, jonka pohjana ovat oikeus-, yhteiskunta- ja kasvatustieteet. Monitieteisen sovittelukoulutuksen ja sitä kautta myös tutkimuksen tarve on suuri, Poikela painottaa.
Syyt pieniä
Mitkä syyt sitten aiheuttavat työpaikoilla eniten riitasointuja? Timo Pehrmanin ja Esa Poikelan mukaan ristiriitojen alkusyyt ovat useimmiten hyvinkin pieniä, mutta tilanteet paisuvat vähitellen suuriksi ja aiheuttavat koko työyhteisölle pahaa oloa.
Pehrmanin väitöstutkimus osoittaa, että konfliktien syyt löytyvät pääasiassa ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta. Usein ristiriitoja voivat aiheuttaa aggressiivinen tai hyökkäävä puhetyyli, samoin esimerkiksi vuosia jatkunut puhumattomuus.
– Puhumattomuus ei koskaan edistä sopua. Yksikään konflikti ei ratkea, jos siitä ei puhuta.
Myös erilaiset henkilökohtaiset tekijät voivat aiheuttaa eripuraa työpaikoilla. Esimerkiksi työyhteisö ei hyväksy yhden työntekijän lukuisia poissaoloja, vaikka tällä olisi niihin perusteltu syy tai esimerkiksi lääkärintodistus.
– Nykyään tehdään paljon ryhmä- ja tiimityötä. Tällöin ajatellaan, että kun yksi on poissa, muut joutuvat tekemään hänen työnsä, Pehrman antaa esimerkin.
Myös työnjakoon liittyvät kysymykset koetaan usein työpaikoilla hankaliksi.
– Aina arvioidaan sitä, kuka tekee enemmän ja kuka vähemmän. Ajatellaan, että minä teen enemmän kuin tuo toinen ja joku ei puolestaan tee sitä, mistä on sovittu.
Toisaalta työntekijä saattaa kokea, että hänen osaamistaan ei arvosteta, vaan hänelle annetaan vain hyvin vähäpätöisiä tehtäviä.
Johtaminen avainasemassa
Poikela ja Pehrman korostavat työpaikkakriisien ennaltaehkäisemisen tärkeyttä. Poikelan mukaan työpaikkojen johtamis- ja organisaatiokulttuureilla on tässä työssä avainasema. Hän korostaa erityisesti suullisen viestinnän eli puhumisen merkitystä ja toteaa, että tässä taidossa on valitettavan usein puutteita työpaikoilla.
– Tänä päivänä annetaan sähköpostin kautta usein hyvin lyhyitä ilmoituksia ja käskyjä. Kuitenkin ihmiset haluaisivat tietää, mistä syystä näitä käskyjä annetaan ja mistä syystä asiat ovat nykyisellä tolalla.
Poikelan mukaan erityisesti merkityskeskustelu puuttuu työpaikoilta, kun eteen lyödään pelkkiä faktoja ilman perusteluja.
– Sovittelu on vain lääke, jota voidaan käyttää silloin, kun asiat ovat jo kärjistyneet. Tilanteiden ennaltaehkäisyä varten työpaikoille pitäisi luoda sellaisia toimintatapoja, jotka pitävät sovittelun idean sisällään.
Tällaisia työtapoja voisivat Poikelan mielestä olla esimerkiksi kunnon kehityskeskustelut, joissa aidosti käydään dialogia ja keskustellaan paitsi tavoitteista ja tuloksista myös työntekijän osaamisesta. Lisäksi kahdenkeskisten kehityskeskustelujen rinnalle tulisi ottaa yhteisiä ryhmäkehityskeskusteluja. Poikela suosittelee keskustelua paitsi omien tiimien sisällä myös eri työtiimien kesken.
Myös Timo Pehrmanista työpaikkojen ihmissuhdekysymyksissä ja ristiriitojen ehkäisemisessä keskeisessä asemassa on johtaminen.
– Yrityksissä pitäisi päästä sellaiseen johtamistyyliin, jossa konfliktit pyritään ehkäisemään etukäteen ja syntyneetkin konfliktit ratkaistaan heti.
Mistä apua sovitteluun?
Kun työpaikan tilanne lukkiutuu, kannattaa ensimmäiseksi kääntyä lähimmän esimiehen puoleen. Jos tämä on osallinen tilanteeseen, apua voi hakea muun muassa työsuojeluorganisaation tai luottamusmiehen kautta.
Professori Esa Poikelan mukaan vielä valitettavan usein nämä eivät pysty tarjoamaan sovittelun mahdollisuutta kiistan ratkaisemiseksi joko puuttuvien taitojen, tietämättömyyden tai toimivallan puutteen vuoksi. Tällöin kannattaa hakea apua ulkopuolelta esimerkiksi yleisesti työpaikkasovittelijaksi tunnetulta henkilöltä. Myös Suomen sovittelufoorumi voi auttaa sopivan sovittelijan etsimisessä.
Näin se etenee
Työpaikkasovittelu alkaa Timo Pehrmanin mukaan informaatiovaiheella. Tämän vaiheen tarkoituksena on selvittää sovittelun osallistujille, kuinka sovittelu etenee ja mitkä ovat osapuolten ja sovittelijan roolit.
– Monilla on vääränlaisia ennakko-odotuksia esimerkiksi siitä, että sovittelija tulee ja ratkaisee koko kiistan.
Tämän jälkeen alkavat sovittelijan ja osapuolten väliset erillistapaamiset. Sovittelija haastattelee jokaisen osapuolen luottamuksellisesti. Ajatuksena on, että jokainen kertoo juuri sen, mitä hän itse ajattelee tilanteesta. Sovittelija kuuntelee ja täsmentää kertomusta kysymyksillä.
– Lähes aina konfliktien taustalla on väärinymmärryksiä ja tulkintoja, joita pyritään purkamaan jo sovittelun alkuvaiheissa. Ihmisten tulkinnoissa ei läheskään aina ole perää, minkä vuoksi juuri ne synnyttävät virheellisesti konflikteja.
Yhteisessä sovittelussa käydään ensin läpi tarinakierros, jossa jokainen kertoo omat näkemyksensä muille. Tällä pyritään siihen, että yhteinen ymmärrys lisääntyy ja väärät tulkinnat purkautuvat. Samalla käsitellään myös tunteita. Pyrkimyksenä on, ettei mikään jäisi enää painamaan mieltä.
Tämän jälkeen ryhdytään rakentamaan sopua ja tulevaisuutta. Osapuolilta itseltään alkaa tässä vaiheessa tulla näkemyksiä ja toivomuksia siitä, miten tilanne ratkaistaan.
Sovittelun päätteeksi kirjoitetaan kirjallinen sopimus. Sopimukseen kirjataan vain ne asiat, jotka kaikki osapuolet haluavat siihen mukaan ja joihin kaikki voivat sitoutua.
– Jälleen sovittelija avustaa sopimuksen laatimisessa, mutta ei edelleenkään tuo mukanaan omia näkemyksiään.
Pehrman painottaa, että sopimus kannattaa tehdä heti eikä jättää sen laatimista myöhempään vaiheeseen.
Lopuksi sopimus allekirjoitetaan ja sen seurannasta sovitaan. Seurannalla varmistetaan, että kaikki sovittelun tuloksena sovitut asiat ja muutokset todella tapahtuvat. Seurannasta vastaa sovittelija sovitun aikataulun mukaisesti.
– Seuranta ei suinkaan tarkoita valvontaa tai kontrollia, vaan on pikemminkin osapuolten tukemista. Sovittelun tuloksissa kyse on useimmiten käyttäytymismuutoksista, jotka eivät aina ole kovinkaan helppoja ja nopeita.
Pehrmanin mukaan sovitteluprosessin aikana saadut tulokset ovat rohkaisevia ja sovittelun jälkeen on saatu aikaan hyvinkin suuria käyttäytymismuutoksia. Itse aikaansaadun sovittelun tuloksiin sitoudutaan vahvasti.
Lisää sovittelusta ja työpaikkasovittelusta:
Esa Poikela (toim.) Sovittelu, Ristiriitojen kohtaamisesta konfliktien hallintaan. PS-kustannus.
