A votoimiston ja oman huoneen suurimmat erot ovat työrauha ja yksityisyys.
– Tyypillisesti työrauha nousee avotoimiston suurimmaksi ongelmaksi, kun ihmisten työskentely ja keskustelu samassa tilassa häiritsee keskittymistä, psykologi ja tutkija Annu Haapakangas Työterveyslaitokselta kuvailee. Hän on tutkinut vuodesta 2007 lähtien työtilojen meluongelmia ja työntekijöiden hyvinvointia.
Haapakankaan mukaan ajattelua ja keskittymistä vaativissa töissä oma huone on edelleen usein paras ratkaisu. Tyypillisesti omassa huoneessa on myös enemmän työskentelytilaa kuin avotoimistossa. Useimmiten työhuoneessa on lisäksi ikkunat, jolloin huoneeseen saadaan luonnonvaloa.
Sen sijaan työ, jossa edellytetään välitöntä kommunikaatiota, kuten jatkuvaa mahdollisuutta kysyä ja kommentoida, sopii hyvin avotoimistoon. Avotoimiston hyvänä puolena pidetään sitä, että se tarjoaa mahdollisuuksia yhteistyön kehittämiseen ja yhteisöllisyyteen sekä uusien työntekijöiden perehdyttämiseen.
– Tutkimustulokset avotoimiston hyvien puolien osalta eivät ole selviä, Haapakangas huomauttaa.
– Näyttää siltä, että avotoimiston etuja ei saavuteta automaattisesti, jollei riskitekijöille, kuten työrauhan puutteelle ole tehty mitään. Jos hyvät keskittymisolosuhteet saavutetaan, positiiviset vaikutukset toteutuvat paremmin.
Haapakankaan mukaan oma huone koetaan useimmiten viihtyisimmäksi työtilaksi. Omassa huoneessa työskentelevät oireilevat vähemmän ja niissä ollaan keskimäärin tyytyväisempiä siihen, miten työtilan koetaan tukevan omaa työtä.
Entä työn tehokkuus erilaisissa työtiloissa?
– Työrauhan puute saa aikaan keskittymisongelmia. Keskeytykset taas aiheuttavat virheitä ja stressiä. Ihmiset väsyvät ja uupuvat helpommin, jolloin työpanos saattaa kärsiä, Haapakangas kuvailee ja muistuttaa, ettei asia välttämättä koske jokaista työntekijää tai työpaikkaa.
– Joka tapauksessa näitä ongelmia on enemmän avotoimistoissa.
Hyvä monitilatoimisto parempi kuin avokonttori
– Työtilojen suunnittelussa on aina lähdettävä liikkeelle työn luonteesta ja tutkittava, millaisia työtiloja työprosessit vaativat, Haapakangas sanoo.
– Oma huone on edelleen paras ratkaisu monilla työpaikoilla. Toisaalta taas kustannussäästöpaineet saattavat vaatia tilankäytön tehostamista. Parhaimmillaan nämä tavoitteet kohtaavat.
Nykysuunnittelussa puhutaan pikemminkin monitila- kuin avotoimistoista. Monitilatoimistossa varsinainen työpiste on avotoimistossa, mutta sen lisäksi toimistosta löytyy tukitiloja ja vyöhykkeitä erilaisiin tarpeisiin.
Keskittymistä vaativiin tehtäviin on varattu esimerkiksi pieniä vetäytymishuoneita tai hiljaisia alueita, joissa puhuminen on kokonaan kielletty. Yksityisyyttä vaativiin puheluihin ja keskusteluihin on suljettuja puhelinkoppeja sekä tiimityöalueita toisten kanssa työskentelyyn.
– Mitään yksittäistä tilasuunnittelumallia ei kuitenkaan voi nostaa muiden yläpuolelle, Haapakangas muistuttaa.
Työ ja työyhteisö on otettava suunnittelussa huomioon. Haapakangas korostaa, että jos omista huoneista luovutaan, modernit työtilaratkaisut ovat parempia kuin perinteinen avotoimisto – mutta ne vaativat hyvää suunnittelua.
Avotilan meluongelmaan syynä liika hiljaisuus
Työtilasuunnittelun kehityksestä huolimatta avotoimistojen akustinen suunnittelu laahaa Haapakankaan mukaan jäljessä, koska siihen velvoittavia rakennusmääräyksiä ei vielä ole.
– Meluhaittojen ehkäisemiseksi tiloissa voidaan käyttää esimerkiksi erilaisia vaimennusmateriaaleja, korkeampia sermejä sekä peiteäänijärjestelmää, hän kertoo vaihtoehdoista.
Esimerkiksi peiteäänijärjestelmän toimintaperiaate on yksinkertainen. Tavallisesti työtiloissa kuuluu ilmastoinnin hiljaista huminaa. Peiteäänijärjestelmässä tuotetaan keinotekoisesti hieman voimakkaampaa ääntä, mikä vähentää puheen erotettavuutta.
– Avotoimistossa puhe häiritsee kaikkein eniten, mutta meluongelma ei johdu siitä, että kovaa ääntä olisi liikaa. Päinvastoin avotoimistossa on liian hiljaista, jolloin jokainen yksittäinen ääni katkaisee keskittymisen, Haapakangas tarkentaa.
Hän suositteleekin akustisen konsultin palkkaamista parhaan lopputuloksen aikaansaamiseksi.
ANNU HAAPAKANGAS
- psykologi, työterveyspsykologi tutkimus- ja asiantuntijatyössä Työterveyslaitoksella 2007–
- erityisosaamisaluetta työympäristöjen, erityisesti avotoimistojen vaikutus työssä suoriutumiseen ja työhyvinvointiin
- työskenteli aiemmin psykologina perusterveydenhuollossa ja erikoissairaanhoidossa
- parhaillaan äitiyslomalla ja valmistelee väitöskirjaa avotoimistojen akustisten ongelmien vaikutuksesta kognitiiviseen suoriutumiseen ja työhyvinvointiin
Avotoimiston sosiaalisuus viehättää
LähiTapiolassa Lakiasiat ja Compliance -yksikössä työskentelevä lakimies Veera Konttinen on työskennellyt urallaan sekä omassa huoneessa että avotoimistossa. Hän kokee olevansa ehdottomasti avotoimistoihminen.
– Yksi avotoimiston parhaista puolista on sosiaalisuus. Työtovereihin tutustuu paremmin, tieto kulkee ja ympärillä on elämää. Omassa huoneessa on kovin hiljaista ja yksinäistä. Omalla kohdallani tällä on suuri merkitys työssä viihtymiseen, Konttinen perustelee.
LähiTapiolassa avotoimistossa työskentelyyn on luotu selkeät pelisäännöt ja yhteinen työskentelykulttuuri.
– Kaikille on annettava työrauha. Pyrimme puhumaan toimistossa hiljaisella ja tasaisella äänellä. Erityistä keskittymistä vaativaan työhön ja luottamuksellisten puhelujen ja neuvottelujen hoitoon LähiTapiolan toimitiloista löytyy hiljaisia huoneita, Konttinen kertoo.
Hänen mukaansa myös työtilojen yleissuunnittelu tukee työviihtyvyyttä.
– Korkeita sermejä ei ole ja kaapinpäälliset pidetään puhtaina tavaroista. Näin työtilaan tulee valoa ja avaruuden tuntua.
