Informaatioteknologian, asiakaspalvelukeskusten, kiinteistönhoidon tai ravintolapalvelujen ulkoistaminen on ollut arkipäivää jo pitkään, nyt korkeintaan kilpailutetaan palveluntoimittajia. Nopeiten kasvava ala on kuitenkin lakipalvelujen siirtäminen yrityksen ulkopuolelle. Tällöin edetään kieli keskellä suuta, voidaanko yrityksen kaikki tieto tai mahdolliset ongelmat kertoa ulkopuoliselle.
Oikeuspalvelujen ostaminen perustuu pitkälti monimutkaistuvaan ja globaaliin maailmaan. Erikoisosaamista tarvitaan, ettei yritys kompastu sopimusviidakossa pintalehvästön alla sijaitsevaan juurakkoon. Tai jos jo ollaan rähmällään, miten sieltä noustaan.
Käytännössä monen yrityksen lakimiehestä on tullut ostopäällikkö: hän etsii eteen tulevaan juridiseen pulmaan parhaan mahdollisen asiantuntijan.
Juuri 100 vuotta täyttänyt monialayhtiö Machinery Group Oy ulkoisti lakiasiansa viime syksynä Asianajotoimisto Krogerukselle. Yhtiön oman päälakimiehen johdolla yhteistyötä oli tehty Krogeruksen kanssa jo pitkään, mutta nyt vastuu siirtyi kokonaan Krogerukselle.
– Tuotevalikoimamme on leluista lentokoneisiin ja lähes kaikkea siltä väliltä. Teemme jatkuvasti monimutkaisia kansainvälisiä sopimuksia ja välillä syntyy myös riitatilanteita tai tulkintaerimielisyyksiä. Yksikään lakimies ei hallitse näiden asioiden yksityiskohtia, kertoo konsernijohtaja Janne Timonen, joka on perheyhtiön johdossa jo kolmannessa polvessa.
Vuonna 1911 Turusssa perustetun Machineryn liiketoiminta perustuu 6–7:ään toisistaan paljonkin poikkeavaan alaan ja siksi myös juridiset ongelmat ovat moninaisia. Timonen sanoo, että vaikkapa puolustusvälineiden, lentokoneiden tai lelujen ansaintalogiikka on erilainen. Esimerkiksi Machineryn historian suurimmassa yksittäisessä kaupassa – Ilmavoimien Hawk-hävittäjien hankinta – piti ottaa huomioon muiden koukeroiden lisäksi myös vastakaupat.
Timonen korostaa, että entistä tiiviimmässä yhteistyössä Krogeruksen kanssa ei haettu suoranaisesti kustannussäästöjä, vaan taustalla on ollut palvelutason parantaminen.
– Näissä asioissa ei voi roiskia ja asiantuntemuksen pitää olla parasta mahdollista. Jotkut tilanteet tulevat eteen niin nopeasti, että päiväkin on pitkä aika. Ensimmäinen neuvo pitää saada nopeasti ja sen myötä voi syntyä myös kilpailuetu. Joissakin tapauksissa taas on hyvä, että yhteydenpito tapahtuu asianajotoimiston kautta. Näin tilanteeseen saadaan kolmas osapuoli, selvittää Timonen.
Machineryn tarjoamien tuotteiden ja palvelujen tuotantoketjut ja samalla tuotevastuu ovat monimutkaistuneet. Sopimus saatetaan tehdä eurooppalaisen yrityksen kanssa, osa komponenteista tehdään jossain päin Aasiaa ja lopullinen valmistus Kiinassa.
– Meillä on nytkin yksi merkittävä erä leluja, jotka eivät olleet sopimuksen mukaisia eivätkä täytä suomalaista tuotevastuuta. Niitä ei voi päästää markkinoille ja nyt väännetään kättä hyvinkin kansainvälisessä kuviossa, nostaa Timonen esimerkin.
Machineryn tapauksessa Krogeruksen juristit eivät ole mukana yhtiön hallituksessa tai johtoryhmässä. Silti yhteydenpito on viikoittaista ja joskus jopa päivittäistä.
– Luottamukselliset ja henkilökohtaiset suhteet ovat minulle tärkeät. Ne ovat oikeastaan koko yhteistyömme avain, me emme kilpailuttaneet eri toimistoja, myöntää Timonen.
Krogeruksella Timosen varsinainen yhteyshenkilö on partneri Mika Ståhlberg. Sopimusliikejuridiikkaan, työoikeuteen tai veroihin liittyvissä asioissa on tutut yhteyshenkilöt.
– Kuten jo sanoin, olemme tehneet pitkään yhteistyötä ja perehdyttäneet Krogeruksen ihmisiä toimintaamme. Oppimiskäyrä on ollut todella nopea ja me olemme olleet tyytyväisiä, arvioi Timonen.
Paljon mainostettuihin ulkoistamisen kustannussäästöihin hän ei osaa vielä ottaa suoraan kantaa: laskutus on tuntiperusteita ja tämä yhteistyö sen verran tuore juttu.
– Kaikissa ulkoistamisissa on tärkeää siirtää kiinteät kustannukset muuttuviksi. Me olemme toteuttaneet tätä periaatetta valikoiden. Esimerkiksi materiaalien ja logistiikan osalta Machinerylla on selkeä kilpailuetu.
Osakas Mika Puittinen Asianajotoimisto Krogerukselta sanoo, että erityisesti Machineryn kokoiselle yritykselle – liikevaihto on 120 miljoonaa euroa ja henkilökuntaa noin 200 – ulkoistaminen on hyvä vaihtoehto.
– Lakipalveluiden tarpeiden pitää olla monimuotoisia ja säännöllisiä. Jos yhtiöllä on yksi oma lakimies, hänestä tulee helposti ostopäällikkö. Tyypillisesti yritykset tarvitsevat sopimusjuristeja, mutta pitää muistaa, että sopimuksia on moninaisia ja niihin tarvitaan alan erityisosaamista, arvioi Puittinen.
Puittinen kuitenkin korostaa, että vaikka lakipalveluiden siirtäminen yhtiön ulkopuolelle on yleistynyt ja asianajotoimistojen koko on kasvanut enemmän kuin inhouse-juristien määrä, isoissa yrityksissä on jatkossakin oma lakiosasto. Puittinen tuntee inhouse-juristin roolin hyvin, sillä hän on muun muassa toiminut kahden pörssiyhtiön Perlos Oyj:n ja Cramo Oyj:n lakiasiainjohtajana ja hallituksen sihteerinä.
– Proaktiivinen toiminta on kansainvälistyvässä maailmassa tärkeää. Kun asioita selvitellään jälkikäteen, voi eteen tulla isoja ongelmia tai kustannukset nousevat merkittävästi. Esimerkiksi sopimuspohjien pitää olla kunnossa, toteaa Puittinen.
Lähes kaikilla Krogeruksen asiakkailla on myös kansainvälisiä tarpeita ja tällöin asianajotoimistolla pitää olla hyvät ja luotettavat kumppanit ulkomailla.
– Muualla kuin Suomessa toimiessamme käytämme lähes aina paikallisia kumppaneita. Lainsäädäntö on kuitenkin kansallista ja jos kyseessä on vaikka riita tai yrityskauppa, niin kansalliset pykälät pitää tuntea juuriaan myöten, korostaa Puittinen ja lisää, että isot toimistot käyttävät paljon aikaa ja energiaa näiden kumppanuuksien rakentamiseen.
Lakimiespalveluita eri perspektiivillä
Lakipalveluyritys Fondia poikkeaa asianajotoimistokentästä tarjoamalla palveluksiaan kiinteään kuukausihintaan, oli sitten kyseessä start up – tai pörssiyritys. Fondialla on asiakkaanaan noin 70 yritystä, joiden päivittäisistä laki-asioista se vastaa kokonaisvaltaisesti yrityksen tarjoaman Lakiosasto-palvelun puitteissa. Alkuvaiheessa painopiste oli pienemmissä kasvuyrityksissä ja nyt joukkoon on liittynyt myös pörssiyrityksiä. Suuri merkitys on ollut hyvällä asiakaspalautteella ja suosituksilla.
– Meidän kuukausihinnoittelumme idea on, että määritellään yhdessä tarvittavat palvelut ja sen jälkeen hinta. Yritys saa aina käyttöönsä vähintään kahden hengen lakitiimin, joka perehtyy yrityksen toimintaan, selvittää toimitusjohtaja Timo Lappi.
Halvimmillaan kuukausi maksaa reilut 100 euroa ja silloin pääsee käyttämään yhtiön kehittämiä selainpohjaisia työkaluja lakiasioiden hoitoon. Sieltä löytyvät kaikki perinteiset liiketoiminnassa tarvittavat sopimuspohjat ja Fondia vastaa, että ne ovat ajan tasalla. Selaimen kautta löytyy tietoa perusasioista, jotka pitää ottaa huomioon vaikkapa uuden työntekijän rekrytoinnissa: halutaanko sopimukseen kirjata koeaika, mitä pitää ottaa huomioon määräaikaisessa sopimuksessa, sisällytetäänkö sopimukseen kilpailukielto, millaista salassapitoa edellytetään ja niin edelleen. Jatkuvan kuukausittaisen palveluiden hinnoittelu alkaa reilusta 1 000 eurosta, ja pörssiyhtiöiden kohdalla ylitetään jo 10 000 euroa.
Lakipalvelujen kiinteän hinnan perusideana on helpottaa sekä asiakkaiden että Fondian budjetointia: asiakas voi keskittyä siihen, minkä se parhaiten osaa, ja samalla ennakoida lakipalvelun kustannukset. Fondia ei tarjoa palvelujaan säästökärjellä, vaan hyöty tulee siitä, että samalla rahalla saa enemmän. Asiakasyrityksen näkökulmasta on helpompi tarttua luuriin ja kilauttaa tutulle juristille, kun tietää, ettei samalla laskuri käynnisty.
– Mallimme vaikuttaa siihen, miten palveluja käytetään. Kiinteä kuukausihinta kannustaa asiakasta ottamaan juristin mukaan aikaisessa vaiheessa ja niihinkin tilanteisiin, joissa ulkoista lakimiestä yleensä ei käytettäisi. En ole kuitenkaan törmännyt vielä tilanteeseen, että kukaan meille huvikseen soittelisi. Ja toisaalta koko 50 juristin asiantuntemus on tarvittaessa heidän käytössään.
Myös Fondia rakentaa tiiviisti ulkomaisten yhteistyökumppanien verkostoa, vaikka Lapin mukaaan suomalaiset lakimiehet ovat rohkaistuneet toimimaan myös ulkomailla.
– Euroopan Unioni alkaa jo tuntua tutulta, mutta esimerkiksi USA:ssa nousee tukka pystyyn, jos minulla sitä olisi. Siellä pitää olla asiantunteva yhteistyökumppani.
Fondia suosii myös mallia, että heidän edustajansa tulee yritykseen joko hallituksen tai johtoryhmän sihteeriksi. Samalla juristi perehtyy yrityksen toimintaan ja voi myös osaltaan ajoissa varoittaa mahdollisista ongelmista. Lappi myöntää, että kovin yleistä tällainen toiminta ei vielä ole, mutta konsepti on yleistymässä.
– Klassinen keskustelunavaushan on lakipalveluista puhuttaessa, että ei meillä mitään juristeja tarvita. Mutta kun haastemies kolkuttaa ovelle tai eteen tulee yrityskauppa, niin sitten tuleekin kova hätä.
– Pahin kilpailijamme ei ole jokin toinen toimisto vaan Google. Sieltä on joskus etsitty ja löydetty joku sopimuspohja ja toimittu sen mukaan. Tiedän sellaisiakin tapauksia, että kun netistä löydetyllä sopimuksella mennään vaikka yrityskauppaneuvotteluihin, niin paljastuu, että eihän se sopimus ole edes pätevä, omistajuudessa on ongelmia tai tuotteen oikeudet eivät olekaan yrityksellä.
Fondia poikkeaa perinteisistä toimistoista myös siinä, että se ei ole Asianajajaliiton jäsen, siellä työskennellään avokonttorissa ja työpisteitäkin vaihdetaan puolen vuoden välein.
– Meillä on riisuttu statussymbolit ja pyrimme kaikessa tekemisessämme siihen, ettei juristin tarvitse olla pelottava. Lisäksi Fondiassa on melko vapaat työajat, pääasia on että hommat hoituvat, korostaa toimitusjohtaja Timo Lappi.
Siinä mielessä Fondia ei ole kuitenkaan mikään villi ja vapaa onnela, etteikö perinteitäkin kunnioitettaisi. Hankkeita seurataan tarkasti, työtunnit kirjataan ylös, ollaan kunnianhimoisia ja vaaditaan tiukkaa osaamista. Pukeutuminen on vapaata, mutta tilanteen vaatimaa.
Palvelujen ulkoistamisen suhteen Fondia elää niin kuin asiakkailleen suosittelee. Kaikki perustoiminnot ovat ulkopuolisten ammattilaisten käsissä.
– Olemme lanseeranneet myös yrittäjäohjelman ja meitä omistajia on jo 41, reilusti yli puolet koko henkilökunnasta. Kaikki osakkeenomistajistamme tekevät täällä töitä ja uusi osakeanti on tulossa pian eli omistajien määrä nousee entisestään. Koska emme ole Asianajajaliiton jäseniä, meillä omistajiksi pääsevät myös muut kuin lakimiehet, Lappi selvittää.
Lappi on vakuuttunut, että työelämä ylipäätään ja myös lakitoimistot ovat menossa suuntaan, jossa "vallan temppeleitä" puretaan.
– Meidän tekemisellämme Fondiassa on vähän filosofisempi pohja, mutta sen pitää silti olla hyvää liiketoimintaa.
